La facture électronique dans le service public est le sujet du moment. Ces dernières années, la facturation pour les entreprises a été l’objet de nombreux changements.
En effet, dans le but de lutter contre la fraude à la TVA et simplifier les démarches administratives, les gouvernements européens mettent en place toute une série de lois pour la mise en œuvre de la facturation électronique.
Ainsi, l’État français a décidé de mettre en place dans un premier temps la facturation électronique dans les marchés publics. Découvrez dans cet article en quoi consiste l’implémentation de la facture électronique dans le service public !
EDIT : Le 28/07/2023, la DGFiP a annoncé le report de la réforme. Pour le moment, aucune nouvelle date n’a été mentionnée. Vous pouvez retrouver le communiqué officiel ici.
Avant de passer à la facturation électronique (e facture) obligatoire pour les entreprises B2B, l’État français a décidé de déployer la facturation électronique dans les collectivités. Dans l’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014, le gouvernement a prévu dématérialisation progressive pour les entreprises qui traitent avec les marchés publics. Pour cela, un calendrier de facturation a été proposé pour y voir plus clair :
Cette réforme a été motivée par plusieurs raisons. Cela présente d’ailleurs de nombreux avantages pour les entreprises.
Premièrement, les factures dématérialisées permettent de réduire l’empreinte carbone des entreprises. Imprimer du papier peut faire du mal à la planète mais également au porte-monnaie des collectivités. Cela entraîne donc une réduction des coûts d’impression, du papier ainsi que des délais de transmission des factures.
Autre point important : améliorer les délais de paiement des entreprises. Avec la facturation électronique, il est plus facile de régler le paiement des factures en ligne pour les clients. De plus, vous pouvez relancer plus facilement les clients avec des rappels automatiques.
Concernant le stockage de vos factures électroniques, cela sera plus facile à classer dans un endroit dédié. Un logiciel de facturation assure automatiquement la conservation des factures et il devient plus facile de les retrouver notamment lors d’un contrôle.
Marre de voir les informations et vos factures numériques dispersées à plusieurs endroits ? Un logiciel de facturation électronique assure l’archivage de vos données dans un seul et même endroit de manière sécurisée. Cela vous permettra de gagner du temps au quotidien et s’assurer une meilleure gestion des factures.
Lorsque vous avez conclu un accord commercial avec le secteur public, créer une facture électronique est donc devenu une obligation pour les entreprises. Néanmoins, cela va encore plus loin ! En effet, dès 2016, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a mis en ligne la plateforme Chorus Pro gratuitement. Qu’est-ce que Chorus Pro ?
C’est devenu la plateforme de référence pour la facture électronique dans le marché public. Pour les professionnels, elle permet de :
Si vous ne vous êtes jamais identifié sur Chorus Pro, il vous faudra créer un compte utilisateur directement. Pour cela, la plateforme vous invitera à renseigner votre adresse de connexion, votre numéro de SIRET pour commencer. Ensuite, vous devrez remplir un formulaire et activer les espaces de travail dont vous avez besoin.
Une fois que vous avez créé votre compte sur Chorus Pro, vous pourrez commencer à créer vos factures électroniques pour le marché public sur un logiciel de facturation conforme. Pour la déposer, rien de plus simple car vous n’avez pas besoin d’établir de connexion entre votre outil et Chorus Pro. Il vous suffira de télécharger la facture et l’importer directement sur votre compte.
Plus précisément, vous pourrez cliquer sur facturation dans les domaines Chorus Pro, factures émises et déposer facture : c’est aussi simple que cela !
Dès que la facture a été validée et envoyée à votre destinataire sur le portail, la facturation électronique pour la commande publique suit un cycle de vie bien précis.
Premièrement, la facture passe en statut « déposé » pour laisser le temps à la plateforme de vérifier la conformité du document. Ensuite, elle passe en général peu de temps après au statut « mise à disposition du destinataire » signifiant que votre client l’a bien reçu et va la traiter. Si la facture ne nécessite aucune modification, un nouveau statut lui sera attribué : « service fait » et peu de temps après « mandatée » pour indiquer qu’elle va être remise au comptable. Viennent ensuite les statuts « mise à disposition du comptable » et « comptabilisée » pour vous informer que le comptable prend en compte votre facture.
Dernière étape : l’état « mise en paiement » qui prendra plusieurs jours, le temps que vous receviez la somme sur votre compte bancaire. Attention cependant ces statuts sont facultatifs, il n’est donc pas obligatoire de les renseigner. Pour savoir quel organisme renvoie le statut « mise en paiement », un annuaire des structures publiques est à votre disposition.
À l’inverse, dans le cas où votre facture n’a pas été validée par votre client, la facture vous sera renvoyée pour modification. Vous verrez alors trois statuts distincts pour vous indiquer quels éléments doivent être modifiés. L’état « à recycler » vous signale que vous avez commis une erreur sur les données de facturation (SIRET, code service etc.). Le second état « suspendue » vous informe que des pièces jointes sont manquantes. Quant au troisième statut, « rejetée », cela veut dire que la facture comporte une erreur sur le montant ou la prestation.
Axonaut est une solution de dématérialisation qui a été conçue pour vous entrepreneurs dans des TPE ou PME. Ainsi, vous pouvez retrouver et créer facilement vos données. En effet, avec Axonaut, vous pouvez éditer une facture en quelques clics : TVA, montant, produits, marge. Tout est paramétrable pour retrouver l’information en un clic au moment de la création de vos factures électroniques. Objectif : gagner du temps au quotidien et vous concentrer sur votre cœur de métier !
Grâce à l’import des factures Axonaut dans Chorus Pro, vous aurez une meilleure visibilité de l’état de santé dans votre entreprise. En effet, une fois les factures déposées sur Chorus Pro, le traitement est clair et vous avez besoin de moins de suivi de vos factures électroniques pour le marché public.
Cela aura aussi un aspect bénéfique sur votre trésorerie. Vous pourrez voir en temps réel l’état de votre trésorerie et les délais de paiement seront réduits. En effet, cette plateforme facilite le traitement des factures ainsi que les paiements. Le processus étant plus clair, la somme va plus rapidement sur votre compte en banque !
Un autre critère important pour les entrepreneurs : la sécurité des données. C’est souvent un sujet au cœur des préoccupations des chefs d’entreprise et à juste titre ! La plateforme Chorus Pro vous permet de traiter vos données en toute sécurité sur un serveur dédié. C’est également le cas d’Axonaut, logiciel conforme anti fraude à la TVA.
En conclusion, la facture électronique dans le service public a été mise en place à partir de 2017. Elle a pour but de réduire les délais de paiement et réduire l’empreinte écologique des entreprises. D’ailleurs, dans le secteur privé, cette réforme va être mise en œuvre à partir de 2024 dans ce même esprit.
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