Choisir le bon modèle de facture est essentiel pour assurer une communication financière claire et professionnelle. En effet, la facturation ne se résume pas à une simple tâche administrative : elle est le reflet de votre sérieux et de votre engagement vis-à-vis de vos clients ou partenaires.
Cependant, face à la réglementation et aux divers éléments à intégrer, comment s’y retrouver ? Comment créer une facture professionnelle et conforme ? Coordonnées, numérotation, TVA ou mentions légales, il y a de quoi s’y perdre. Nous vous accompagnons avec nos recommandations et mettons à votre disposition nos modèles de facture gratuits.
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture est un document commercial qui atteste d’une transaction entre un vendeur et un acheteur, que ce soit de la vente ou de la prestation. Elle détaille les biens ou services vendus, leur prix, ainsi que les modalités de paiement.
En France, la facturation est encadrée par des règles très strictes. Que vous soyez une TPE ou une PME, il est important de connaître et de respecter ces obligations pour éviter tout risque juridique ou fiscal.
Pourquoi faire une facture ?
Élément central de la comptabilité et de la gestion des entreprises, l’émission d’une facture n’est pas systématique. Elle est cependant obligatoire dans des situations précises comme :
- La vente entre professionnels : en France comme à l’international.
- Les prestations de services à des particuliers : dès que le montant dépasse 25 €.
- Les ventes à distance : quelle que soit la nature de l’acheteur ou le montant (ventes via un e-commerce par exemple).
- Les travaux immobiliers.
- Les exportations : permettant de justifier de l’exonération de TVA.
- Les opérations soumises à la TVA.
Les entreprises sont ensuite tenues de conserver leurs factures pendant une durée de 10 ans, permettant à l’administration fiscale de procéder à des vérifications.
Nos modèles de factures à télécharger pour optimiser votre activité
Choisissez parmi notre sélection le modèle de facture vierge qui conviendra à votre entreprise. 25 factures types sont regroupées ici, cliquez simplement sur le modèle pour le télécharger.
Modèle de facture d’avoir
Une facture d’avoir vise à corriger ou annuler une facture déjà créée. Elle doit reprendre les mentions légales d’une facture classique et inclure également la référence de la facture qu’elle annule. Utilisez nos factures gratuites à télécharger ci-dessous !
Modèle de facture pour auto entrepreneur
De par son statut, une facture autoentrepreneur contient des mentions spécifiques comme la mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” si vous n’êtes pas assujetti à la TVA ou encore la mention “entrepreneur individuel” bien visible.
Modèle facture avec TVA
La mention des taux de TVA et des montants TTC fait partie des mentions obligatoires. Nous vous présentons donc un modèle de facture avec TVA pour ne pas oublier cette information importante !
Modèle facture acompte
Une facture d’acompte est un excellent moyen de lutter contre les impayés. En effet, vous pouvez faire rentrer de la trésorerie avant même la fin de la prestation. Elle demande l’ajout de quelques mentions obligatoires par rapport à une facture de vente classique.
Modèle facture commerciale B2B
Découvrez notre modèle de facture commerciale B2B et créez des factures plus facilement !
Modèle facture avec mention obligatoire B2C
Facturez plus sereinement vos clients particuliers avec notre modèle de facture avec mention obligatoire !
Lettre type envoi facture par mail
Vous avez trouvé votre bonheur parmi nos modèles gratuits ? Il manque cependant une étape et pas des moindres ! Établir une facture conforme et claire pour votre client est important mais on peut être à cours de lettre type d’envoi de facture par mail :
“Madame [nom client]
Je vous envoie ci-joint la facture n° [numéro de la facture] correspondant à notre dernière commande.
Je vous remercie de bien vouloir régler cette facture dans les plus brefs délais, vous trouverez les détails dans la facture.
Je vous remercie pour votre collaboration et reste à votre disposition pour toute question ou demande de renseignement.
Bien cordialement,
[Nom entreprise]”
Comment remplir une facture ?
Votre facture doit faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires. Découvrons ensemble les éléments essentiels à faire figurer sur une facture type :
- L’en-tête : le nom, l’adresse, les coordonnées de votre entreprise, votre logo éventuellement.
- Les informations du client : son nom, son adresse au minimum.
- Le numéro de facture : chaque facture a un numéro unique.
- La date de facturation et l’échéance : indiquez quand la facture a été émise et quand le paiement sera dû.
- Le détail des produits et services : leur quantité, la description, le prix unitaire hors taxe et le total.
- Le prix TTC.
- Les taxes et remises si applicables.
- Le total général.
- Les modalités de paiement : comment et où effectuer le paiement.
- Assurance professionnelle : dans les activités du BTP par exemple, cette mention est obligatoire.
Selon la nature de votre activité, certaines mentions spécifiques supplémentaires peuvent être requises. Par exemple, pour les auto-entrepreneurs, la mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” est souvent nécessaire.
Outre les informations bancaires, il peut être utile d’indiquer les différents moyens de paiement acceptés (chèque, virement, carte bancaire, etc.) et, le cas échéant, les coordonnées pour un paiement en ligne. Si des remises ou des réductions sont accordées, elles doivent être clairement indiquées sur la facture, avec éventuellement une brève explication (remise fidélité, promotion spéciale, etc.).
Si vos produits ou services bénéficient d’une garantie, mentionnez-en la durée et les conditions sur la facture ou faites référence à un document ou une page web détaillée. Fournissez aussi des informations sur comment contacter le service après-vente ou le support client pour faciliter la gestion de toute réclamation ou demande ultérieure.
Comment modifier une facture ?
Modifier une facture après son émission peut s’avérer nécessaire pour diverses raisons comme :
- Une erreur de saisie ;
- un changement des conditions de vente ;
- etc.
Il est cependant essentiel de suivre certaines étapes pour garantir la conformité de la modification.
- Ne jamais supprimer l’original : conservez la facture d’origine, même si elle comporte des erreurs. Cela permet de garantir la traçabilité et peut être requis pour des raisons comptables ou fiscales.
- Émettre une note de crédit : plutôt que de supprimer la facture, émettez une note de crédit pour annuler de façon formelle la facture initiale.
- Créez une nouvelle facture : émettez une facture corrigée en mentionnant la référence de la facture initiale et la raison de la modification, puis informez votre client des modifications apportées.
Ainsi, vous garantissez la conformité légale de vos factures.
Les logiciels de facturation : pour révolutionner votre gestion
Faire ses factures avec Excel est simple et habituel, mais cet automatisme cède progressivement la place à des méthodes plus modernes et automatisées pour gérer cet aspect de la gestion d’entreprise. En effet, créer des factures sur Word et Excel est souvent source d’erreur et peut être très chronophage !
Des logiciels de facturation, comme Axonaut, offrent des fonctionnalités d’optimisation de la gestion des factures. Il est ainsi possible, en quelques clics, de générer des factures en ligne sans avoir à saisir manuellement les détails. Certains poussent même plus loin en offrant la possibilité de payer en ligne et accélèrent ainsi le processus.
Pourquoi opter pour un logiciel de facturation comme Axonaut ?
Véritable transformation de la facturation en entreprise, les logiciels de facturation permettent de nombreuses avancées comme :
- Une centralisation des données : le logiciel rassemble vos factures en une interface, facilitant la recherche et la gestion.
- Une réduction des erreurs : en automatisant les processus comme le calcul de la TVA ou du total de la facture, vous minimisez les risques d’erreurs par rapport à une facture dans un format word.
- Un gain de temps : remplir manuellement une facture sur un modèle excel reste chronophage. Le logiciel dispose de nombreuses informations pré-remplies simplifiant la génération de la facture.
- Un suivi facilité : les fonctionnalités de suivi vous permettent de savoir en un clin d’œil quelles sont les factures en attente, payées ou en retard.
Les logiciels de facturation viennent répondre à vos besoins de simplification et d’efficacité. Axonaut vous permet également d’automatiser d’autres aspects de votre gestion administrative comme le suivi de trésorerie, la gestion des impayés, des devis ou des abonnements. Demandez dès aujourd’hui un essai gratuit et testez les fonctionnalités.
La facturation nécessite rigueur, conformité et efficacité. Que vous optiez pour une facturation manuelle ou automatisée, l’essentiel est de garantir la clarté et la conformité de vos factures. Si vous cherchez un format Excel adapté à vos besoins, n’hésitez pas à explorer nos modèles de facture gratuits pour trouver celui qui vous convient le mieux. Des logiciels de facturation peuvent aussi vous accompagner dans cette tâche en simplifiant les processus et en limitant les risques d’erreurs.
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