Aussi surprenant que cela puisse paraître, les retards de paiement, voire les impayés, représentent la première cause de faillite des TPE et PME en France. Malgré un strict respect des règles de facturation, il arrive chaque jour à de nombreux chefs d’entreprise de devoir relancer certains de leurs clients ayant omis de s’acquitter d’un règlement pour une prestation effectuée.
Mais alors, un client peut-il refuser de payer une facture ? Comment réagir dans une telle situation ? Existe-t-il un moyen de prévenir un impayé ? Voyons cela dans la suite de cet article.
Un retard de paiement facture client est un problème rencontré par tout chef d’entreprise actif depuis un certain temps. Dans la majorité des cas, ce délai est dû à un simple oubli ou à une volonté de gagner un peu de temps, généralement pour des raisons liées à la trésorerie du client. La situation se règle donc habituellement après une ou deux relances.
Cependant, il arrive parfois que votre client refuse tout simplement de s’acquitter de votre facture. Alors, face à un client qui ne paie pas, que faire ?
Il convient tout d’abord de préciser que le litige se traite de la même manière lorsqu’un client particulier ne veut pas payer que s’agissant d’un client dit professionnel. L’un comme l’autre sont tenus de régler votre facture si celle-ci est éditée en bonne et due forme et si la prestation est exécutée selon les termes convenus. D’ailleurs, face à un client qui ne paie pas, auto entrepreneur, indépendant et chef d’entreprise disposent des mêmes droits.
Un client peut-il refuser de payer une facture ? La réponse est non. Mais alors, quel recours face à un client qui ne veut pas payer ? Voici, dans l’ordre, les différentes étapes par lesquelles vous devriez passer lorsqu’un de vos clients refuse de payer l’une de vos factures :
Il arrive fréquemment que le non-paiement de votre facture de la part d’un de vos clients ne soit pas mal intentionné. L’hypothèse de l’oubli honnête est donc toujours à privilégier d’emblée. Signifier à nouveau à votre client qu’une facture est toujours en attente de paiement permet généralement de régler le problème. N’hésitez pas à remercier un client pour son paiement suite à une relance. Cela aura souvent pour effet de l’encourager à être plus attentif la prochaine fois.
Une fois la relance envoyée et sa réception accusée, vous pouvez exiger de la part de votre client le paiement de pénalités de retard si celui-ci fait encore la sourde oreille. Cette étape est grandement facilitée par la présence d’une mention au sujet des pénalités de retard dans les conditions générales de vente se trouvant sur votre facture.
Si la situation ne progresse toujours pas, vous pouvez choisir de laisser une dernière chance à votre client en lui adressant un courrier de mise en demeure. Celui-ci avertit votre client de votre volonté de saisir le tribunal en cas de non-paiement de la facture. À la question, peut-on obliger un client à payer par prélèvement, la réponse est non. Cependant, si votre dossier est solide, les autorités se chargeront de faire respecter vos droits, d’une manière ou d’une autre.
En dernier recours, il vous faut saisir le tribunal compétent en remplissant un formulaire Cerfa (n° 12948*06) afin de réclamer le paiement. Assurez-vous toutefois que votre dossier est solide (facture valide, conditions générales claires et en adéquation avec vos demandes, relance effectuée). Sans contestation de la part de votre client, des huissiers pourront ensuite procéder à la saisie de votre client.
Comme vu plus haut, chacun de vos clients est en conséquence tenu de payer votre facture. À condition néanmoins que celle-ci soit valide, autrement dit qu’elle contienne tous les éléments essentiels comme un numéro de facture unique, le nom, l’adresse et les coordonnées de votre entreprise ainsi que ceux de votre client. D’autre part, un descriptif des biens ou services facturés doit apparaître de manière claire sur le document.
Le délai moyen de paiement client (DMP) est un indicateur important pour bien des entreprises. En connaissant votre délai de paiement client moyen, vous pourrez plus facilement adopter la meilleure attitude, que ce soit vis-à-vis de vos clients ou par rapport à la gestion de votre trésorerie.
De manière somme toute logique, un DMP faible signifie que vos clients vous payent majoritairement rapidement et que votre trésorerie est donc saine. À l’inverse, une valeur élevée est la résultante de retards de paiement, et devrait vous forcer à disposer d’un fonds de roulement plus important. À défaut de trouver un moyen d’obtenir des paiements plus rapides de la part de vos clients.
Faire une proposition d’échelonnement de paiement à un client peut être une solution. Faire payer ses clients en ligne directement, sans facture papier donc, en est une autre. Néanmoins, tous les secteurs d’activité ne se prêtent bien entendu pas à cette pratique.
En fonction de la manière dont vous souhaitez gérer votre comptabilité, tenir à jour une compta journal de banque paiement facture client sous forme de tableau vous permet de garder la trace de chaque transaction. Vous serez ainsi au fait de votre compta paiement dette client ou de votre compta réception paiement client.
Notez que cette méthode est presque indispensable pour faire payer ses clients en plusieurs fois, sans risquer de perdre le compte des règlements déjà effectués et de ceux à venir.
Si vous ne faites pas appel aux services d’un comptable, n’hésitez pas à créer dans votre tableau une ligne de compte de comptabilisation paiement client douteux dans le cas d’un paiement qui tarde à arriver ou de l’absence de réaction de votre client.
Sachez néanmoins qu’un simple document de type Excel n’est pas suffisant pour vous assurer une gestion sans tracas de votre comptabilité. En effet, il ne vous permettra pas de centraliser l’ensemble des informations, de faciliter la collaboration entre les équipes et il est également beaucoup plus sujet à erreurs.
Pour automatiser cette tâche chronophage, l’utilisation d’un logiciel de facture comme Axonaut vous fera gagner du temps au quotidien grâce à plusieurs fonctionnalités :
En conclusion, client peut-il refuser de payer une facture ? La réponse est non ! Si cela vous arrive, il est important de mettre en place un processus de relance efficace et en dernier recours de faire appel à la justice.
Bien qu’Excel soit le premier outil utilisé par les entreprises, il montre rapidement ses faiblesses : manque d’automatisation, risque d’erreurs, manque de collaboration ne sont que des exemples. Avec un logiciel de facturation, vous centralisez les informations et mettez en place un véritable processus de relance automatisée pour gagner du temps. Objectif : obtenir votre dû plus rapidement pour optimiser votre trésorerie !
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