Tout savoir sur la facturation Excel pour les PME et TPE

La facturation Excel est-elle légale ? Comment éditer une facture avec cet outil ? Quelle différence avec un logiciel de facturation ? En tant que chef.fe d’entreprise, voici tout ce que vous devez savoir si vous souhaitez passer par Excel pour votre facturation.

La facturation Excel est-elle légale ?

Peut-on faire ses factures sous Excel en 2023 ? Eh bien oui et non. Explications.

Peut-on facturer avec Excel ?

Tout d’abord, nous devons distinguer deux catégories d’entreprises, à savoir :

1. Les entreprises BtoB : c’est-à-dire dont les clients sont d’autres entreprises.
2. Les entreprises BtoC : c’est-à-dire dont les clients sont des particuliers. On parle alors d’encaissement ou de système de caisse.

Depuis 2018, les entreprises faisant partie de la deuxième catégorie ont l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié pour encaisser leurs clients.

???? Bon à savoir : cette loi concerne uniquement les entreprises assujetties à la TVA. Ainsi, la plupart des micro-entreprises (auto-entrepreneurs) ne sont pas concernées et sont libres d’utiliser le système de facturation de leur choix.

À ce jour, si vous êtes autoentrepreneur ou si votre entreprise fait partie de la 1ère catégorie, vous pouvez donc utiliser Excel pour gérer votre facturation en toute légalité.

Toutefois, il vous faudra prendre plusieurs précautions pour rester conforme à la réglementation. Il faudra notamment respecter les règles de numérotation, ainsi que faire apparaître des mentions obligatoires sur vos factures, telles que : 

• La date d’émission.
• L’adresse de facturation.
• L’identité du client : nom, prénom, entreprise, adresse, numéro de TVA intracommunautaire et numéro SIREN.
• L’identité du vendeur ou prestataire.
• Le décompte détaillé de chaque prestation.
• Le prix unitaire et le montant total.
• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : n’oubliez pas de fixer des pénalités de retard !
• La mention TVA non applicable si vous avez une auto entreprise non assujettie à la TVA.
• etc.

Pour connaître toutes les mentions obligatoires en fonction de votre situation, rendez-vous sur le site du service public.

???? À savoir : Un vendeur ou un prestataire qui ne respecte pas ces obligations, encourt une amende pouvant aller jusqu’à 375 000 € pour une société et 75 000 € pour une entreprise individuelle.

Nouvelle loi sur la facturation électronique

Mais attention car tout cela va bientôt changer avec la loi sur la facturation électronique ! En effet, cette dernière prévoit de rendre obligatoire la facturation électronique pour toutes les entreprises établies en France.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facture électronique, aussi appelée e-facture ou e-invoicing, est tout simplement un format de facture dématérialisé, dont les données sont structurées d’une manière bien spécifique.

Que dit la loi ?

Cette réforme rend obligatoire la facturation électronique BtoB entre entreprises établies en France. Ainsi, la facturation Excel (ou avec d’autres logiciels de facturation non conformes), ne sera plus autorisée, sous peine de subir des sanctions fortement dissuasives.

Qui est concerné ?

La réforme concerne toutes les factures produites et transmises dans le cadre d’opérations commerciales entre entreprises assujetties à la TVA.

???? Attention : les auto-entrepreneurs qui bénéficient de la franchise en base de TVA seront également concernés. Eux aussi devront passer par un logiciel de facturation électronique certifié.

À partir de quand ?

Initialement, cette loi devait s’appliquer :

• À partir du 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
• À partir du 1^er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire.
• À partir du 1^er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micro-entreprises.

Toutefois, dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024 (amendement n°I-5395), l’application de la loi a été reportée à 2026.

Le nouveau calendrier est donc prévu comme suit : 

• À partir du 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
• À partir du 1^er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micro entreprises.

Modèles de factures sur Excel

Vous êtes auto-entrepreneur ou à la tête d’une entreprise qui réalise des prestations de services ou vente de biens en BtoB ? Vous êtes aujourd’hui en droit d’utiliser une facturation Excel.

Excel est un outil largement répandu, personnalisable et relativement facile à utiliser. Il est donc naturel que certaines entreprises souhaitent l’utiliser pour gérer leur facturation. Si c’est votre cas, vous avez deux possibilités : 

• Partir d’un modèle de facture préétabli.
• Ou bien créer votre propre modèle personnalisé.

Pour vous aider à gagner du temps, nous avons mis au point 25 modèles de factures Excel gratuits à télécharger.

Comment faire une facture sur Excel ?

Si en revanche, vous préférez créer une facture au format Excel, voici les 3 étapes que nous vous conseillons de suivre :

• Étape 1 : commencez par intégrer toutes les mentions légales nécessaires pour que vos factures soient conformes à la réglementation.
• Étape 2 : ensuite, configurez les formules nécessaires pour faire apparaître le montant total et les sous-totaux pour chaque produit ou service.
• Étape 3 : enfin, personnalisez votre modèle de facture avec le logo de votre entreprise et/ou d’autres éléments visuels propres à votre marque.

Automatiser ses factures : passer sur un logiciel de facturation

Les risques de la facturation Excel

Bien que souple et accessible, n’oublions pas qu’Excel est avant tout un logiciel de traitement de données. Il n’a pas été conçu pour la facturation d’entreprise et présente donc des inconvénients majeurs pour cet usage : 

• Même en utilisant un modèle, générer une facture sur Excel reste une opération fastidieuse et qui prend du temps.

• En passant par une feuille de calcul, les possibilités de se tromper sont nombreuses. Les risques d’erreurs sont importants et peuvent vous coûter cher.

• Excel ne permet pas d’automatiser le suivi des factures ni d’alerter en cas de retard de paiement. Difficile donc d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie.

• Avec Excel, la mise en conformité de vos factures n’est pas garantie. Vous risquez donc de générer des documents illégaux, vous exposant à des amendes pouvant aller jusqu’à 375 000 €.

• N’étant pas réfléchi de manière collaborative, Excel n’est pas adapté lorsque plusieurs personnes doivent intervenir sur l’outil.

En résumé, Excel est un outil très puissant, mais qui présente de réelles limites lorsqu’utilisé pour gérer la facturation d’une entreprise.

Rappelons également que d’ici peu, avec la nouvelle loi sur la facturation électronique, il ne sera de toute manière plus possible d’utiliser Excel pour facturer vos clients.

Nous vous conseillons donc dès à présent de passer à un autre outil pour émettre et suivre vos factures. Mais alors, quelles sont les alternatives à Excel ?

Les avantages de passer par un logiciel de facturation

Contrairement à Excel, un logiciel de facturation comme Axonaut par exemple, est spécialement conçu pour vous permettre d’éditer vos factures dans les règles de l’art. Ce type d’outil vous permet entre autres :

• De gagner un temps considérable au quotidien en éditant vos factures en quelques clics.
• D’utiliser des modèles pré-enregistrés et personnalisables pour éditer facilement vos documents.
• D’éviter les erreurs de calcul (calcul automatique de la marge, TVA, montants totaux etc).
• De centraliser toutes vos données au même endroit pour suivre facilement votre facturation.
• De produire des documents aux normes et qui évoluent avec la réglementation.
• D’automatiser l’envoi de vos factures et de programmer des rappels en cas de retard ou d’impayés.
• De réaliser des économies en permettant à votre expert-comptable de gagner un temps précieux.
• D’assurer une interconnexion avec vos autres logiciels en interne, afin de faciliter le pilotage global de votre activité.
• Etc.

Vous l’aurez compris, nous ne pouvons que vous conseiller de remplacer Excel par un logiciel de facturation certifié et efficace. Une transition nécessairement bénéfique pour votre entreprise !