Format facture électronique : définition

format facture électronique

  • Publié le17/05/2023

    Temps de lecture 4 Mins

  • Publié le 17/05/2023

    Temps de lecture 4 Minutes

    Plus que jamais au cœur de l’activité d’un entrepreneur, la facturation en France est en train de connaitre de grands changements. Fini le format papier et Excel et bonjour les factures électroniques ! En effet, à partir de 2024, votre entreprise devra adopter une plateforme de facture électronique pour pouvoir être conforme à cette nouvelle législation. Pour vous aider à y voir plus clair, découvrez les détails de cette nouvelle réforme ainsi que le format de facture électronique à adopter prochainement !

    Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

    facture électronique Axonaut

    Une facture ne peut seulement être électronique si elle est émise, transmise et reçue sous ce format. Une e-facture doit également contenir toutes les mentions obligatoires d’une facture classique.

    Pour bien comprendre sa définition, il est également important de la différencier de la facture dématérialisée. En effet, elle est différente car elle ne respecte pas l’ensemble du processus. La facture au format dématérialisé correspond à la numérisation d’une facture papier ou du format PDF.

    Lorsqu’on parle de factures sous format électronique, il convient de définir un autre élément qui va devenir obligatoire également : l’e-reporting. Pour les entreprises privées, cela correspondra à la transmission à l’administration de certaines informations comme les taux de TVA ou le montant de la facture. Votre entreprise sera concernée si vous effectuez des opérations de vente et des prestations de services auprès de particuliers ou des transactions avec des clients à l’étranger.

    Les avantages de la facturation électronique

    Le format facture électronique présente de nombreux avantages pour votre entreprise :

    • Le respect de la future réglementation mise en place à partir de 2024 que nous évoquerons plus bas dans cet article.
    • Améliorer la lutte contre la fraude à la TVA. En 2019, l’Union Européenne l’estimait à environ 134 milliards d’euros. Les États membres ont donc conjointement décidé de mettre en place des mesures pour lutter contre ce manque à gagner.
    • La réduction des coûts. Une facture sous format papier est plus coûteuse que les factures dématérialisées. En effet, il est souvent nécessaire de l’imprimer ou de la créer de zéro à chaque fois par exemple.
    • Cela voudra aussi dire l’allégement des charges administratives pour vous. En effet, l’adoption d’un logiciel conforme de facturation électronique vous permettra d’automatiser la gestion de votre facturation et de votre comptabilité de manière générale. Fini de passer du temps sur la création de vos factures !
    • La réduction des délais de paiement. Ce type de plateformes proposent souvent le paiement en ligne des factures. Cela permet d’automatiser le paiement du côté entreprise comme client. Il suffit d’un lien sécurisé pour régler un montant en quelques clics !
    • Un gain de temps et productivité. En automatisant des tâches administratives, vos collaborateurs gagneront du temps et pourront passer plus de temps sur des tâches à valeur ajoutée.
    • La simplification à terme la déclaration de TVA.
    • La connaissance en temps réel la santé de l’entreprise. Les plateformes de facture électronique proposent également des statistiques en temps réel : chiffre d’affaires, trésorerie, marges etc. Vous n’avez plus besoin de réaliser vous-même des calculs sur votre feuille Excel, tout est automatisé en direct.

    Format facture dématérialisée

    Il existe plusieurs formats de facture dématérialisée ou électronique :

    • Le format non structuré : cela correspond à des fichiers PDF ou JPEG par exemple. Avec la mise en place de l’obligation de l’e-invoicing, ce type de factures sera interdit par les autorités.
    • Le format structuré : Sous ce format, les données sont organisées pour être lues et comprises automatiquement par des logiciels dédiés. Cela correspond par exemple au format XML.
    • Le format hybride : ce type de factures mélange les deux types évoqués plus haut. L’exemple le plus connu reste la Factur-X.

    Facturation électronique date : le calendrier de déploiement dévoilé

    facture électronique date

    A vos agendas : la facturation électronique a une date de déploiement ! En effet, pour lutter contre la fraude à la TVA et faciliter les démarches administratives des entreprises, le gouvernement a décidé de rendre obligatoire le format facture électronique pour le secteur privé. Fini donc les factures papier ou sur Excel ! Cette mesure a d’ailleurs déjà été adoptée dans le service public à travers la mise en place du portail Chorus Pro.

    Pour faciliter la transition, les autorités ont prévu un déploiement progressif dans un calendrier de facturation entre 2024 et 2026 en fonction de la taille de votre entreprise :

    • Le 1er juillet 2024 marque le commencement de la réforme. L’ensemble des entreprises françaises assujetties à la TVA devront être en mesure d’assurer la réception des factures électroniques.
    • A partir de cette date également, les grandes entreprises de plus de 5000 salariés devront permettre la transmission des factures au format électronique.
    • A partir du début d’année 2025, cela sera au tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI) de se conformer à cette nouvelle réglementation.
    • Enfin, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro entreprises (TPE) “fermeront le bal” de cette nouvelle obligation.

    Comment faire une facture électronique ?

    illustration paiement facture via Axonaut

    Pour savoir comment faire une facture électronique, vous devez principalement avoir en tête qu’un logiciel de facturation électronique deviendra essentiel. En effet, en plus d’être conforme à cette nouvelle législation, un logiciel comme Axonaut vous permettra toutes vos tâches administratives qui vous prennent du temps comme :

    • La création de devis et factures à l’image de votre entreprise en quelques clics.
    • Passer du devis à la facture en un clic.
    • La signature électronique de vos documents commerciaux.
    • Le paiement en ligne de vos devis et factures pour réduire efficacement les délais de paiement.
    • La relance automatique des factures impayées.
    • La connexion à votre compte bancaire pour connaître en temps réel les entrées et sorties de trésorerie.
    • Des statistiques automatiques sur votre entreprise : trésorerie, chiffre d’affaires, marge etc.

    En conclusion, il existe plusieurs de formats de facture électronique. Alors que le format non structuré ne sera plus autorisé à partir de 2024, les formats structurés et hybrides deviendront la norme. Pour créer une facture électronique, vous devrez passer par une plateforme de facturation électronique qui vous permettra d’automatiser l’ensemble de vos tâches comptables ou pré comptables.

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