La gestion de la comptabilité en entreprise est une tâche importante mais qui fait peur à nombre d’entrepreneurs ! En effet, il existe de nombreuses règles et cela peut prendre du temps. Dans cet article, nous vous détaillons comment tenir une comptabilité à jour !
La gestion de la comptabilité d’une entreprise veut dire suivre les comptes et s’assurer de leur fiabilité à travers plusieurs indicateurs clés comme le chiffre d’affaires, la trésorerie ou la rentabilité. Cette tâche comprend plusieurs missions :
Pourquoi s’assurer de la bonne tenue de votre comptabilité ? Tout d’abord, c’est une obligation légale pour l’ensemble des entreprises en France. Cependant, il existe quelques spécificités en fonction de certains types d’entreprises :
La gestion de la comptabilité d’une entreprise est également essentielle pour le bon fonctionnement de l’entreprise. En effet, elle permet aux gérants de prévoir et anticiper une situation financière délicate et de rectifier le « tir » dans le cas échéant. De manière générale, cela permet tout simplement de visualiser concrètement l’état financier pour piloter au plus près votre entreprise.
La comptabilité demandant des compétences bien précises, on peut parfois être perdu et ne pas savoir par où commencer. Nous vous présentons quelques points pour savoir comment gérer la comptabilité d’une entreprise !
Comment faire la comptabilité d’une petite entreprise ? Si vous répondez Excel, détrompez-vous ! En effet, Excel est particulièrement déconseillé car elle ne rentre plus dans le cadre de la loi. En effet, les mouvements doivent être enregistrés et conservés, ce que ne permet pas Excel.
Adopter un logiciel de comptabilité est devenu donc un élément important pour l’amélioration de l’organisation comptable d’une entreprise. La meilleure solution sera de prendre un logiciel tout-en-un qui vous permet également de gérer les devis et factures et encore mieux s’il permet la gestion commerciale !
Au moment du choix de votre futur outil, veillez bien à le tester pour s’assurer de sa simplicité et flexibilité selon votre activité.
Afin de savoir comment gérer la comptabilité d’une entreprise, la question du classement et de la conservation de vos pièces comptables est également centrale. Une comptabilité « propre » et à jour signifie dans un premier temps créer et réunir différents documents :
Concernant les documents comptables, il existe un délai de conservation à respecter. Combien de temps faut-il garder la comptabilité d’une entreprise ? Cela dépend de la nature des documents. Concernant les factures ainsi que les livres et registres comptables, la durée à respecter a été fixée à 10 ans en France.
Pour ne pas être débordé lors du bilan comptable, tenir une comptabilité à jour est important. Pour cela, ne tardez pas à renseigner les paiements sur les factures.
Sur un logiciel comptable, une fonctionnalité clé peut vous y aider : le rapprochement bancaire. Vous pouvez connecter votre banque et voir l’ensemble des entrées et sorties d’argent remonté en temps réel. Le logiciel reconnaît ensuite quand le montant d’une ligne correspond à une facture ou à une dépense et vous propose de rapprocher les deux. Concrètement, cela contribue à l’amélioration de l’organisation comptable d’une entreprise car plus besoin de chercher à quoi correspond tel ou tel paiement et il est plus facile d’exporter vos dépenses et ventes à votre comptable.
Si vous proposez le paiement de vos factures via un logiciel, elles peuvent également être automatiquement déclarées comme payées. Plus besoin de vérifier qu’un paiement est bien passé !
Deuxième point : ne pas oublier les justificatifs. Par exemple, lorsqu’un commercial oublie de fournir un justificatif d’achat, il peut être difficile de le retrouver au moment fatidique de la clôture comptable. Un logiciel de comptabilité vous rappelle qu’un justificatif est manquant et vous aide à les retrouver plus facilement dans un seul et même endroit.
Avec l’ensemble des actions à effectuer au niveau comptable, il est difficile de s’y perdre et surtout d’oublier. Après tout, vous vous concentrez sur le développement de votre activité et la gestion de la comptabilité d’une entreprise prend beaucoup de temps !
Vous pouvez donc préparer un calendrier pour effectuer des déclarations de TVA, l’établissement des comptes annuels, la déclaration charges sociales et fiches de paie etc. Des outils comme Notion proposent des calendriers à utiliser.
Pour une entreprise, il est obligatoire de séparer son compte professionnel et son compte privé sauf dans certains cas (microentreprises, professions libérales et petites entreprises artisanales).
Au-delà de l’aspect purement légal, avoir un compte professionnel dédié présente plusieurs avantages. Premièrement, cela vous permet de ne pas mélanger vos opérations commerciales privées et professionnelles. Quelque chose qui pourrait être véritablement problématique lors d’un contrôle fiscal !
Si vous avez des associés, avoir un compte professionnel vous permettra de désigner des co-titulaires différents des titulaires de votre compte privé.
Enfin, vous pourrez souscrire à des offres spécialement conçues pour les professionnels.
Quand vous débutez dans l’entrepreneuriat, une des questions qui se posent est : comment faire la comptabilité d’une petite entreprise ? Plusieurs choix se présentent à vous : la gérer soi-même en intégralité, se charger d’une partie et confier le reste à un expert-comptable ou confier l’intégralité à un expert-comptable externe ou interne.
Pourquoi choisir cette dernière option ? À quoi sert un comptable dans une entreprise ?
Déléguer la gestion de sa comptabilité à un expert-comptable permet de gagner du temps. En effet, quand on a pas les compétences, se renseigner ou faire sa comptabilité soi-même peut être une véritable perte de temps et source d’erreurs.
En plus de vous décharger de vos tâches comptables, le rôle d’un expert-comptable est aussi de vous apporter son expertise, c’est un réel conseiller voire bras droit du chef d’entreprise. C’est un rôle pourtant méconnu mais qui peut être précieux lors de la rédaction de vos business plan par exemple.
En conclusion, la gestion de la comptabilité en entreprise demande de connaître plusieurs règles et d’établir une organisation stricte pour être conforme aux réglementations en vigueur. Choisir un logiciel comptable vous permettra d’automatiser des tâches qui prennent beaucoup de temps. Si vous souhaitez vous concentrer sur votre activité, opter pour un expert-comptable en interne ou en externe vous permettra de vous assurer de la fiabilité de votre situation financière et de passer moins de temps sur des tâches à valeur non ajoutée.
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