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Comment classer une facture fournisseur en entreprise ?

Comment gérer la facture fournisseur en entreprise : article complet

  • Publié le04/04/2023

    Temps de lecture 5 Mins

  • Publié le 04/04/2023

    Temps de lecture 5 Minutes

    La gestion des dépenses et de la facture fournisseur est un véritable enjeu quelle que soit la taille de l’entreprise ou son activité. Malgré l’arrivée de la dématérialisation via la facture électronique, de nombreuses sociétés perdent encore du temps sur cette tâche chronophage.

    Voyons ensemble comment améliorer la gestion des factures fournisseurs et comment un logiciel achat peut optimiser son administration quotidienne.

    Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

    Dans notre série d’articles sur la gestion des dépenses en entreprise, nous vous conseillons sur ce sujet épineux et fastidieux. Voyons premièrement qu’est-ce qu’une facture fournisseur.

    Appelé aussi facture d’achat, ce document comptable est l’inverse d’une facture client. Au lieu de vous faire payer, c’est à vous de débourser la somme indiquée. Vous avez une dette fournisseur. C’est un document obligatoire en comptabilité afin de répertorier tous les échanges monétaires d’une entreprise.

    Comme pour les factures classiques, ces dernières peuvent être un acompte fournisseur si juste une partie du montant est demandée. Enregistrer une facture fournisseur revient à faire un enregistrement comptable de l’achat.

    Comment faire une facture fournisseur ?

    À l’aide d’un logiciel de facturation français, il est très facile de créer une facture fournisseur. En quelques clics, toutes les informations (numéro de facture, date de la facture) sont saisies et le document envoyé. Attention cependant à respecter toutes les mentions obligatoires d’une facture. Elles doivent figurer sur votre document pour être légal.

    Émise par votre fournisseur, vous n’avez rien à faire sauf l’enregistrement comptable et le paiement. Vérifiez tout de même que les coordonnées du fournisseur soient bien renseignées. Voyons tout de même en détail, l’ensemble du processus de traitement de ces documents importants pour une bonne comptabilité et trésorerie.

    Le processus de traitement des factures fournisseurs

    Avec l’arrivée de la dématérialisation des factures fournisseurs, le traitement des documents d’achat se révolutionne. Le coût de traitement des factures papiers en France est de 15€ contre 5€ pour les factures électroniques. On comprend vite le besoin de changement. Mais avant cela, voyons ensemble, le process actuel de la majorité des entreprises françaises.

    Réception d’une facture fournisseur

    Avant de pouvoir les traiter en comptabilité, le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la gestion de la réception des pièces comptables. Et ce n’est pas une mince affaire. En effet, la forme papier est encore trop souvent utilisée par les entreprises. En 2023, les méthodes utilisées pour envoyer une facture fournisseur sont les suivantes :

    • Facture papier qui arrive par courrier,
    • Document à aller chercher dans l’espace numérique du fournisseur,
    • Facture reçue par voie électronique,
    • Documents d’achat accumulés dans son véhicule ou la bannette de son bureau,
    • Etc.

    Recevoir une facture fournisseur peut se faire via plusieurs sources, ce qui complique sa gestion quotidienne. Le temps perdu à sa réception fait perdre de l’argent chaque année aux clients mais aussi à vous !

    Enregistrer la facture comptablement

    Afin d’être comptabilisé, toutes les factures liées à une commande fournisseur doivent être enregistrées.

    Pour ce faire, il faut faire l’enregistrement de la facture via un logiciel de gestion fournisseur, comptabilité, comme Axonaut. Mais là encore des erreurs peuvent survenir :

    • Erreurs de saisie,
    • Doublons,
    • Des oublis.

    Faire la comptabilité fournisseur n’est pas une tâche aisée. Lier les commandes au bon compte fournisseur, faire le rapprochement entre la marchandise commandée et celle reçue…

    Le paiement de la facture fournisseur

    Partons d’un constat simple, les sites internets des banques ne sont pas les plus ergonomiques en termes d’utilisation, d’accessibilité et payer n’est jamais une chose qu’on aime faire. Procéder au paiement de la facture fournisseur doit être le plus simple possible. Mais là, il faut

    • Contrôler le document comptable reçu,
    • Aller sur le site de votre banque,
    • Rentrer toutes les informations,
    • S’assurer que toutes les informations soient exactes (date de la facture, numéro de la facture, RIB),
    • Procéder au paiement,
    • S’assurer que le paiement est bien effectué.

    Archivage des factures fournisseurs

    Beaucoup de chefs d’entreprise se posent la question suivante : Combien de temps conserver les factures fournisseurs ?

    Tout d’abord, il faut savoir que la conservation des factures est obligatoire en France via l’article de loi L123-22 ! Et cela pour une durée de 10 ans dès la saisie des factures.

    Si vous traitez encore les factures au format papier, vous devez avoir des beaux classeurs remplis. Pour tout savoir sur le sujet, voici un article complet sur la conservation des factures.

    Si nous récapitulons toutes les étapes de la gestion des factures fournisseurs :

    • Réceptionner et saisir manuellement toutes les infos,
    • Enregistrer une facture fournisseur,
    • Faire tous les contrôles nécessaires à la bonne réalisation de la facture d’achat,
    • Contrôler ce qui a été reçu par rapport à la commande fournisseur,
    • Procéder au paiement de la facture en se rendant sur le site de la banque,
    • S’assurer du bon paiement,
    • Archiver la facture pour une durée de 10 ans.

    Mais ce qui est intéressant, c’est que toutes ces étapes vont pouvoir être optimisées, automatisées. Découvrez tous nos conseils ci-dessous.

    Bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseurs

    Comme nous l’avons vu, la gestion papier de ces documents comptables est une réelle problématique pour les entreprises françaises : perte de temps importante, erreur dans les saisies, doublons, mauvaise comptabilité, etc…

    Passer à ce nouveau mode de facturation va apporter de nombreux bénéfices que nous allons détailler ici.

    Gain de temps important

    Commençons par le gain de temps qui est l’élément qui manque le plus aux entrepreneurs. Grâce à une solution de gestion des achats, vous gagnez du temps dès la réception d’une facture fournisseur.

    En effet, tout sera centralisé sur une interface unique et simple d’utilisation. Vous pourrez connecter vos e-mails, les sites des vendeurs pour récupérer automatiquement tous les documents nécessaires à votre comptabilité.

    Prenons un exemple concret : Vous avez Amazon, Orange, la SNCF,des restaurants comme fournisseur pour le mois de mars 2023. Via une dématérialisation des process :

    • Les documents de Amazon et Orange seront récupérés automatiquement grâce à la connexion entre Axonaut et les sites des pourvoyeurs,
    • Le document de la SNCF est directement envoyé sur votre adresse e-mail. Axonaut récupère le PDF en pièce jointe et va créer la dépense,
    • Les notes de frais seront créées depuis l’application mobile et la technologie OCR qui lira tous les champs.

    Valider la facture ne prendra plus que quelques instants via ce nouveau process.

    Gain d’argent immédiat

    Dans le monde de l’entrepreneuriat, qui dit temps, dit argent. Comme nous l’avons vu juste ci-dessus, la dématérialisation fait bénéficier d’un gain de temps. Ainsi vous ou vos équipes allez passer moins de temps sur ces tâches chronophages.

    Donc plus de temps sur vos métiers, votre valeur ajoutée. Les retombées de vos actions se feront vite ressentir le chiffre d’affaires. 15€/facture, c’est le coût de traitement à l’heure actuelle de ces documents. Via la numérisation, ce n’est plus que 5€/document !

    Voyons maintenant comment un outil de gestion des dépenses va pouvoir vous aider !

    Utilisez un logiciel d’achat français : Axonaut !

    Pour vous permettre de limiter les pertes de temps quotidiennes dans la gestion de votre structure, il est important d’utiliser le meilleur logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs.

    Axonaut vous permet d’accéder à l’ensemble des bénéfices cités ci-dessus.

    Vous n’avez plus qu’à télécharger vos factures dans Axonaut pour la technologie OCR fasse son travail. Tous vos documents sont lus automatiquement et vous n’avez plus qu’à valider la facture.

    Créer une facture fournisseur et la gérer durant tout le process : réception, contrôle, paiement, archivage peut être fastidieux. En passant par une solution dématérialisée, tous les process seront optimisés et automatisés pour un gain de temps immédiat et un gain d’argent important.

    En savoir plus sur cette thématique :