Tout comme le suivi des factures clients, la gestion des dépenses est également un véritable enjeu pour chaque entreprise. Dans cet article dédié, nous vous aidons à répondre à plusieurs questions sur le paiement fournisseur :
- Quels sont les délais en vigueur en France ?
- Comment calculer un délai de paiement fournisseur ?
- Comment payer ses fournisseurs et automatiser cette tâche ?
Quel est le délai paiement fournisseur ?
Quand payer ses fournisseurs ? L’article L441-10 du Code du Commerce précise clairement les délais de paiement fournisseur en vigueur en France. Il en existe plusieurs selon plusieurs cas de figure :
- Par défaut et sans accord entre le fournisseur et son client, le délai de règlement est fixé à 30 jours à partir de la date de réception des marchandises ou fin de la prestation.
- Avec accord préalable, votre fournisseur peut décider d’établir un délai de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou 45 jours fin de mois.
- En cas de facturation périodique, le délai ne peut pas dépasser 45 jours à partir de la date de création de la facture.
- Pour les paiements de biens livrés hors de l’Union Européenne si l’entreprise vendeuse n’est pas une grande entreprise, un délai de paiement de 90 jours peut être fixé.
Les échéances de paiement peuvent donc varier en fonction des pratiques commerciales de votre fournisseur et si aucune mention délai de paiement sur facture est précisée.
Pour récapituler, votre fournisseur pourra attendre un paiement comptant (dès l’achat du bien ou de la prestation de service), à réception (à la livraison), à échéance (en fonction du délai de 30 jours fixé par défaut), ou selon un délai négocié.
Délai légal de paiement : les exceptions
Le délai légal de paiement peut également varier selon le secteur d’activité :
- Pour le transport routier de marchandises, la location de véhicules, les activités de transitaire, de commissionnaire de transport, d’agent maritime et fret aérien, de courtier de fret : la date d’échéance est fixée à 30 jours à compter de la date d’émission de la facture fournisseur.
- Pour les produits alimentaires périssables, viandes congelées ou surgelées, poissons surgelés ainsi que de plats cuisinés et de conserves fabriquées à base de produits périssables : le délai légal applicable est de 30 jours après la fin de la décade de livraison.
- Pour le bétail sur pied destiné à la consommation humaine et de viandes fraîches dérivées : le paiement des factures aura lieu 20 jours maximum après le jour de livraison.
- Pour certaines boissons alcoolisées, un délai de 30 jours après la fin du mois de livraison devra être respecté.
- Pour les raisins et les moûts destinés à l’élaboration de vins et de certaines boissons alcooliques, les professionnels du domaine viticole peuvent appliquer un délai de 45 jours fin de mois ou 60 jours à partir de la date d’émission de la facture.
- Pour les articles de sport, les professionnels peuvent appliquer un délai de paiement de 90 jours pour des livraisons effectuées avant l’ouverture de la saison d’activité.
- Concernant le secteur du jouet, cela dépendra de la saisonnalité. En effet, le paiement fournisseur sera de maximum 95 jours nets pour la période de janvier à septembre inclus et 75 jours nets pour la période d’octobre à décembre inclus.
- Quant à la filière du cuir, elle impose un délai de 54 jours fin de mois.
- Pour les matériels d’agroéquipement, on distingue échéances : 55 jours fin de mois pour les matériels d’entretien d’espaces verts et 110 jours fin de mois pour les matériels agricoles.
- Enfin, pour l’horlogerie, bijouterie, joaillerie et orfèvrerie : cela sera 59 jours fin de mois ou 74 jours nets.
Comment calculer le délai de paiement des fournisseurs ?
Afin d’être sûr que votre trésorerie ne souffre pas du décalage entre entrée et sortie d’argent, calculer le délai de paiement des fournisseurs est un indicateur important. Vous pouvez alors utiliser la formule suivante :
(Dettes fournisseurs TTC/Achats TTC + Services extérieurs TTC) x 360 jours.
Pour éviter de reprendre ce calcul sur des tableaux Excel, un logiciel de facturation vous permettra de retrouver cette métrique en temps réel.
Connaître le plus rapidement et facilement possible vous permettra aussi de négocier des conditions avantageuses à votre fournisseur. Cela pourra être l’échelonnement de vos factures à votre fournisseur par exemple.
Il est donc important d’avoir les clés pour bien entamer une négociation avec vos fournisseurs. Nous vous donnons quelques conseils pour qu’elle se déroule le mieux possible :
- Avant de commencer la négociation, rassemblez toutes les informations pertinentes sur votre entreprise, vos flux de trésorerie, vos antécédents de paiement ainsi que vos besoins en termes de conditions de paiement. C’est à cette étape que le calcul du délai de paiement aura toute son importance ;). Cela vous permettra ensuite de définir avec précision vos objectifs : réduire les délais de paiement fournisseur ? Obtenir des escomptes ? etc.
- Dans cette phase préalable, renseignez-vous également auprès de vos concurrents. Cela vous permettra de savoir quels sont les délais appliqués et connaître votre marge de négociation.
- Pendant l’entretien, surlignez bien vos points forts en tant que client, comme la régularité de vos commandes, votre fidélité ou votre potentiel de croissance future.
- Soyez honnête sur vos contraintes financières et vos capacités de paiement. Il faudra alors rentrer dans les détails sur vos délais de règlement standard et les délais possibles en cas de fluctuations de la trésorerie.
- Si vous demandez des conditions de paiement plus favorables, soyez prêt à proposer quelque chose en retour, comme des engagements d’achat à plus long terme ou une augmentation du volume de commandes. Cela voudra aussi dire se préparer à faire des compromis. Si des délais de paiement plus courts ne sont pas possibles, proposer alors les escomptes ou des échelonnements.
- Une fois l’accord conclu, ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! Il vous faudra rédiger clairement les conditions de paiement dans les accords commerciaux avec votre fournisseur. Soyez le plus exhaustif possible en incluant les délais de paiement, les modalités de règlement et les éventuels escomptes pour paiement anticipé.
Pour savoir comment payer ses fournisseurs, il faudra consulter les conditions détaillées par ce dernier dans ses documents commerciaux (devis, contrats etc.).
Pour un fournisseur, le paiement en ligne peut être plus facile à gérer niveau comptabilité. Il vous proposera alors le paiement sur un portail sécurisé via carte de crédit, prélèvement automatique ou encore Paypal.
Même si des moyens traditionnels comme le chèque sont encore utilisés, le virement bancaire reste la méthode préférée des acheteurs et des fournisseurs.
Comment payer un fournisseur étranger ?
Pour payer un fournisseur étranger en toute sécurité, il existe plusieurs options.
Votre entreprise peut opter pour l’achat via une carte de crédit internationale. Il faudra alors fournisseur les détails de votre carte de crédit pour effectuer le paiement.
Des services comme Paypal sont également fréquents utilisés pour permettre des paiements internationaux rapides et sécurisés.
Certaines entreprises utilisent également encore le chèque international. Vous devrez alors émettre un chèque en devise étrangère et l’envoyer par courrier au fournisseur. Sachez cependant que cette méthode est plus lente et coûteuse. Il faudra également l’envoyer bien en avance pour être sûr de respecter les délais de paiement imposés. En effet, seule la réception fait foi et non la date sur le cachet de la poste.
Le virement bancaire international permet quant à lui un paiement rapide et sécurisé. C’est d’ailleurs pour cette raison que c’est la méthode la plus utilisée.
Paiement fournisseur : comment automatiser sa gestion efficacement ?
Pour effectuer un virement à un fournisseur, vous pouvez le faire directement depuis un logiciel comme Axonaut. Cela vous permettra de suivre l’ensemble des étapes de la création jusqu’au paiement. Plusieurs fonctionnalités d’Axonaut vous aideront ainsi à automatiser la gestion du paiement fournisseur :
- Création automatisée de vos dépenses grâce à un système de reconnaissance de caractères (OCR).
- Payer vos dépenses par virement avec reconnaissance automatique des données sur un justificatif.
- Paiement différé de vos dépenses.
- Connexion à votre compte en banque pour suivre votre trésorerie en temps réel.
- Un tableau de bord pour retrouver des indicateurs clés comme la dette fournisseur.
- Centralisation des données fournisseur (commandes passées, total dépensé, moyen de paiement etc.).
En automatisant l’ensemble de ces étapes, vous vous assurez de limiter les retards de paiement, surveiller votre trésorerie et conserver de bonnes relations avec votre fournisseur !
La comptabilisation du paiement sur une facture fournisseur
La comptabilisation du paiement sur la facture fournisseur s’établira dans plusieurs comptes :
- Dans le cas d’un achat de marchandise : vous devrez les enregistrer dans les comptes 607 (Achat de marchandise), 44566 (TVA déductible) et 401 (Fournisseurs). Vous devrez passer le montant HT au débit du compte 607, le montant de la TVA est débité du compte 44566 et le montant TTC est crédité au compte 401.
- Si vous réalisez un achat de matières premières, les comptes 601 ou 607 seront concernés.
- Pour les prestations de services, cela passera par les comptes 602 ou 606.
En savoir plus sur cette thématique :
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