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Dématérialisation fiscale de vos factures : définition et avantages

dématérialisation fiscale factures

  • Publié le31/05/2023

    Temps de lecture 4 Mins

  • Publié le 31/05/2023

    Temps de lecture 4 Minutes

    Opter pour la dématérialisation fiscale de vos factures facilite vos déclarations et permet aux autorités de diminuer les risques de fraude.

    Une solution de dématérialisation fiscale de factures apporte plusieurs avantages aux entreprises ainsi qu’à l’administration fiscale française.

    L’obligation de la facturation électronique sera effective entre 2024 et 2026, en fonction de la taille de votre entreprise, et se réfère à la dématérialisation générale. Elle consiste à mettre en place une lecture automatisée des éléments et données présents sur une facture papier, pour récupérer son contenu sous format numérique. La facture sous format papier reste alors le document de référence, contrairement à la facture en version PDF.

    Une solution de dématérialisation fiscale de factures, quant à elle, consiste à transformer les documents comptables d’un format papier à un format numérique, par le biais d’un processus légal respectant l’ensemble des exigences du système fiscal. Ce procédé permet aux entreprises de simplifier et de diminuer les coûts d’émission et de stockage de leurs documents. De plus, il permet à l’administration de faciliter la réalisation, par le biais des factures électroniques, du contrôle fiscal.

    MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :

    L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.

    Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.

    Facture dématérialisée fiscalement : signification

    Une facture dématérialisée fiscalement est un document initialement émis sous format papier qui est digitalisé selon des étapes respectant des réglementations légales et fiscales précises.

    Administration fiscale : Code de la facture électronique

    Selon le Code Général des Impôts, une facture électronique doit être qualifiée comme authentique, intègre et lisible.

    La certification de son authenticité est assurée par un dispositif de sécurité qualifié comme étant « de confiance ». Il peut notamment être matérialisé par une empreinte, une signature électronique ou un cachet serveur, apposé sur le document numérique.

    L’horodatage de ladite facture ainsi que son format sont également des facteurs assurant son authenticité.

    Afin de vous assurer qu’elle soit qualifiée d’intègre, la facture papier doit être reproduite à l’identique en format numérique. Aucune retouche photo, aucune modification depuis l’apposition du cachet de certification ni aucune perte de donnée(s) ne peuvent être constatées.

    Cette obligation fiscale de facture dématérialisée impose l’utilisation de la même charte graphique et le respect de la disposition des informations présentes sur le document d’origine.

    Comment assurer la dématérialisation fiscale des factures clients ?

    La dématérialisation fiscale des factures clients peut être réalisée par le biais de 3 méthodes :

    • La facture sous format papier ou en PDF non signé électroniquement : une piste d’audit fiable (PAF) permet d’assurer son authenticité d’un point de vue fiscal.
    • La facture digitalisée, certifiée à un niveau RGS** et signée électroniquement admet une valeur fiscale selon l’article 289-VII 2° du Code Général des Impôts (CGI).
    • La facture en ficher numérique à valeur fiscale : faite par EDI fiscal, celui-ci est traité selon les différentes réglementations qui régissent la facturation électronique et sa fiscalité.

    Ces trois formats ont une réelle valeur aux yeux de l’administration fiscale. Ils sont intéressants pour cette dernière mais aussi pour les entreprises.

    Vous pouvez opter pour un logiciel de numérisation de factures agréé par les services fiscaux afin de réaliser l’ensemble de ces démarches.

    Avantages de la dématérialisation fiscale des factures fournisseurs

    La dématérialisation fiscale des factures fournisseurs possède des avantages pour les entreprises émettrices de ces documents mais également pour l’administration fiscale qui assure le traitement de leurs différentes données.

    Digitalisation fiscale : avantageuse pour les entreprises émettrices

    La dématérialisation fiscale des factures permet aux entreprises émettrices de :

    • Réduire leur impact environnemental grâce à un envoi digitalisé.
    • Diminuer les délais d’émission des factures correspondantes.
    • Garantir la traçabilité et l’authenticité de ces documents.
    • Optimiser leur espace d’archivage dans un « coffre-fort » numérique sécurisé.
    • Maîtriser leurs coûts d’émission et de stockage de factures.

    Nous allons aborder plus en détail chacun de ces avantages.

    Réduction de l’impact environnemental de la facturation

    Une dématérialisation de vos factures papier vous permet de réduire votre impact écologique de manière significative. En effet, grâce à ce système, vous n’émettez aucun volume de papier imprimé et encré. Bien que les échanges de mails soient également sources d’émissions de gaz à effet de serre, l’envoi par voie électronique évite les longs trajets générant de la pollution.

    La dématérialisation fiscale vous permet alors d’être en accord avec les valeurs RSE que vous souhaitez véhiculer auprès des acteurs avec qui vous collaborez (fournisseurs, clients, actionnaires, investisseurs…).

    Rapidité des délais de transmission

    Les délais de transmission électronique sont dérisoires comparés à l’acheminement par voie postale d’un document papier. Vous gagnez du temps et pouvez recevoir quasiment instantanément la facture signée par votre client si ce dernier est réactif.

    Cette rapidité d’émission permet également de simplifier la gestion de litiges survenant lors de vos échanges commerciaux.

    Permettre la traçabilité et l’authenticité fiscale des factures

    Dans le cadre de ce processus de dématérialisation, un cahier des charges précis et réglementé est mis en place, en accord avec les différentes réglementations, afin d’assurer la traçabilité et l’authenticité des documents émis. Cette numérisation facilite alors le contrôle des documents échangés.

    Optimisation des espaces d’archivage

    Concernant la conservation des documents papier générés avant le processus de dématérialisation fiscale des factures, les réglementations comptables imposent un archivage durant 10 ans, selon le Code du Commerce (L. 123-22). De plus, selon le Livre de Procédures Fiscales (L 102b), les factures émises doivent être conservées durant 6 ans.

    Les salles d’archives ne font que s’agrandir afin de pouvoir accueillir les documents comptables et fiscaux se multipliant rapidement. Si votre entreprise est implantée sur son marché depuis de nombreuses années, l’étendue de la superficie de vos locaux ou la souscription à une location de box de stockage a sûrement déjà été opérée afin que vous puissiez continuer à entreposer vos archives.

    Pour résoudre ce problème d’espace de stockage conséquent, la dématérialisation fiscale des factures peut être un bon moyen d’optimiser l’archivage de ces documents. Leur conservation dans un « coffre-fort numérique » sécurisé vous confère ainsi un gain de place non négligeable.

    Diminution des coûts d’émission des documents

    Une émission ainsi qu’un archivage dématérialisé vous permettent, en tant que professionnel, de maîtriser les coûts associés. En effet, l’émission de factures en format papier engendre des frais en termes d’envoi, de fournitures (encre, papier, timbres, etc.) mais également en termes de stockage, comme évoqué précédemment.

    La dématérialisation fiscale vous permet ainsi de mieux gérer vos différents frais rattachés à l’émission et à l’archivage de vos factures.

    Dématérialisation fiscale : avantageuse pour l’administration

    Cette digitalisation des factures papier est également avantageuse pour l’administration fiscale grâce à :

    • Une réception rapide des données propres aux transactions commerciales.
    • Une estimation quasi instantanée de l’état de l’économie française.
    • Un contrôle et une vérification simplifiés qui permettent d’assurer l’authenticité des factures.
    • Une dématérialisation des factures pour un contrôle fiscal facilité.
    • Une maîtrise des risques de fraude fiscale des entreprises.

    Choisir un logiciel de dématérialisation fiscale des factures clients vous permet ainsi, en accord avec les nouvelles réglementations, de faciliter l’émission, la transmission et l’archivage de vos documents.

    En savoir plus sur cette thématique :