Modèle de facture électronique

Avec l’obligation des factures électroniques d’ici 2024, nous vous aidons dans cet article à répondre à ces questions : quels sont les formats de la facture électronique ? Comment créer un modèle de facture électronique ? L’utilisation d’un logiciel de facturation français vous apportera de la simplicité, de la souplesse et surtout de la sécurité dans cette tâche !

EDIT : Le 28/07/2023, la DGFiP a annoncé le report de la réforme. Pour le moment, aucune nouvelle date n’a été mentionnée. Vous pouvez retrouver le communiqué officiel ici.

C’est quoi une facture électronique ?

Avant toute chose, commençons par une définition de la facture électronique. Pour être considérée comme électronique, une facture doit suivre un processus bien clair et précis. En effet, une facture est électronique à partir du moment où elle est créée et transmise dans ce format. Dans ce cas, une facture transformée en PDF n’est pas électronique ?

Étant donné qu’elle ne respecte pas l’ensemble du schéma cité ci-dessus, on parlera plutôt de facture dématérialisée.

Le format de la facture électronique

Pour compléter la définition de la facture électronique, il convient de préciser qu’il existe trois types de format de facture électronique :

• Le format non structuré : ces factures sont au format PDF ou JPEG. Avec la mise en place de la nouvelle réglementation en 2024, ces factures ne seront plus conformes. En effet, elles ne permettent pas un contrôle plus réglementé de la part de l’Administration fiscale.

• Le format structuré : ces factures sont par exemple au format XML. Elles répondent quant à elles aux futures normes imposées par l’État français. Elles permettront un contrôle plus facilité et une harmonisation du contenu.

• Le format hybride : Ce dernier format est un mélange des formats cités plus haut. L’exemple le plus connu correspond à la Factur-X.

Les avantages de la facturation électronique

D’un point de vue purement légal, l’ensemble des entreprises françaises devront créer, transmettre et recevoir des factures électroniques d’ici 2026. Ainsi, être en conformité le plus rapidement possible avec cette nouvelle législation vous permettra d’adapter votre organisation à ce changement.

Au-delà de l’aspect purement juridique, l’adoption de la facture électronique peut être un véritable atout pour votre structure. Premièrement, cela vous fera gagner beaucoup de temps au quotidien. Et si vous arrêtiez de passer du temps à créer une facture ? Avec un outil dédié, l’ensemble des informations clients sont connectées et seulement quelques clics suffisent pour créer un document. Vous pouvez même créer plusieurs modèles ou un modèle de facture électronique si vous retrouvez les mêmes informations sur plusieurs factures clients.

Écologiquement parlant, la facture électronique vous permet d’éviter d’imprimer beaucoup de papier à envoyer à votre client. Prenons l’exemple de la signature : vous imprimez la facture, la faites signer et ensuite la scanner. C’est une perte de temps et cela implique un coût important également. La signature de la facture électronique est beaucoup moins chronophage car il suffit d’envoyer un lien sécurisé à votre client et le faire signer en ligne en un clic !

En adoptant un logiciel de facturation, vous n’aurez également plus à vous soucier d’un système élaboré de conservation des factures. Tout sera enregistré sur un logiciel sécurisé que l’Administration fiscale pourra consulter facilement en cas de contrôle.

Enfin, en réduisant les délais d’envoi des factures, vos clients vous paieront plus rapidement. Surtout dans le cas où vous proposez des services de paiement en ligne : accessible de partout et factures payables en quelques clics. La recette d’une meilleure gestion de vos factures impayées.

Comment créer un modèle de facture électronique ?

Pour créer un modèle de facture électronique et simplifier cette tâche chronophage, commencez par renseigner les informations obligatoires. Sur un logiciel de facturation conforme, vous pouvez automatiser l’ensemble des informations obligatoires pour n’oublier aucune information importante. Quelles sont les informations obligatoires à renseigner ?

• La date de l’émission de la facture : elle sera générée automatiquement à la date de l’émission de la facture.

• La numérotation : vous pourrez la paramétrer une seule fois sur le modèle et elle sera générée automatiquement. C’est un élément comptable très important à ne pas oublier. De plus, la numérotation doit se suivre et ne pas avoir de trou. Avec l’automatisation, pas de risque de trou dans votre numérotation !

• L’identité de l’entreprise émettrice : vous pourrez renseigner automatiquement vos coordonnées et les retrouver sur l’ensemble de vos factures électroniques. N’oubliez pas également le numéro de SIRET ou RCS ainsi que le montant du capital et la dénomination sociale.

• L’identité de l’acheteur : vous pourrez l’ajouter directement dans le logiciel. Sur une fiche client, vous pouvez retrouver l’ensemble des informations le concernant : coordonnées, factures en cours, montant des commandes etc.

• Description du produit : vous pouvez paramétrer en avance la description d’un produit donné et même renseigné une photo pour ne pas le faire à chaque fois.

• Montants : il est obligatoire de renseigner le montant des produits HT et TTC ainsi que d’éventuelles remises.

• Mentions légales : renseignez la date à laquelle le règlement doit intervenir ainsi que les conditions d’escompte si besoin. Vous pouvez également renseigner les taux des pénalités de retard. Vous pouvez également affiner le modèle de facture électronique en renseignant des conditions différentes pour un client en particulier par exemple.

Une fois les mentions obligatoires renseignées, un des points importants sera de définir la charte graphique de vos factures. Vous pouvez personnaliser vos factures en fonction de votre entreprise.

Voici un exemple de modèle de facture électronique :

Facture électronique : signature et paiement en ligne

La création de facture électronique permet d’automatiser l’ensemble de la saisie des informations. Objectif ? Gagner du temps et passer moins de temps sur les tâches administratives. Pour optimiser encore davantage la gestion de votre entreprise, la signature et le paiement en ligne de vos factures électronique sont des alliés pour tout entrepreneur.

En effet, vous pouvez proposer la signature en ligne de vos factures pour améliorer le délai de traitement. Plus besoin d’imprimer et scanner le document ! Il vous suffit d’envoyer un lien et votre client pourra signer en ligne de manière totalement sécurisée. Vous pourrez ainsi retrouver la signature dans votre logiciel et avoir une preuve.

Le délai de paiement des factures reste une préoccupation majeure des chefs d’entreprise aujourd’hui. Proposer le paiement en ligne vous permettra de lutter contre les délais de paiement à rallonge et les impayés. En envoyant un lien, vos clients pourront régler plus facilement et de manière sécurisée. Il suffira de cliquer sur un bouton et rentrer ses coordonnées bancaires. De plus, vos factures peuvent être déclarées comme payées automatiquement. Aucune action à faire de votre côté, plus qu’à recevoir la somme sur votre compte bancaire.

Axonaut : logiciel de facturation électronique conforme et 100% français !

Pour créer des factures électroniques obligatoire à partir de 2024, opter pour un logiciel de facturation conforme et 100% français sera également un gain de temps pour vous ! Vous pourrez centraliser l’ensemble de vos données dans un logiciel tout-en-un qui vous accompagne dans la gestion de votre entreprise au jour le jour :

• Création de devis & factures électroniques à l’image de votre entreprise.

• Paiement en ligne de vos factures : Paypal, Stripe & GoCardless.

• Édition de factures récurrentes (création et envoi automatique).

• Signature en ligne sécurisée de vos documents.

• Statistiques automatiques : CA, dépenses, trésorerie.