relance facture

Comment effectuer des relances de factures ?

Les factures impayées, un sujet redouté par beaucoup d’entrepreneurs ! Et pour cause : c’est une des premières causes de faillite des entreprises françaises aujourd’hui. Pour lutter contre les impayés, il est donc nécessaire de mettre en place une procédure de relance facture claire et précise à l’aide d’un logiciel de facture en ligne. Cependant, il est peut être difficile de savoir par où commencer. Dans cet article, nous répondrons aux questions suivantes : comment éviter une facture impayée ? Comment effectuer une relance de facture ? 👇

Comment éviter une facture impayée ?

En France, les règles de facturation sont assez complexes et il faut bien se renseigner en amont. Les impayés ne font pas exception à la règle.

Avant de passer à une phase de relance de paiement client, il est possible de mettre en place différentes mesures pour lutter au maximum contre et ainsi minimiser leur impact sur votre trésorerie. Nous vous donnons donc ci-dessous 5 conseils sur comment éviter une facture impayée.

Créer une base client à jour

fiche client Axonaut

La première étape sera de créer une base client à jour. Quand on commence en tant qu’entrepreneur, on commence souvent avec une ou plusieurs feuilles Excel en notant manuellement chaque client. Cependant, il arrive qu’il y ait des oublis ou le fichier devient rapidement obsolète. Quand l’entreprise grandit, il devient également difficile de s’y retrouver surtout quand on a besoin de se concentrer sur son cœur de métier pour développer son activité !

S’équiper d’un outil qui automatise et répertorie clairement les données devient vite une nécessité. C’est ce qu’on appelle un CRM ou GRC en français. CRM signifie Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client en français. Il vous permettra de :

  • Centraliser l’ensemble de l’information sur vos clients sur une fiche unique (coordonnées, commandes en cours etc)
  • Personnaliser les données en fonction de votre secteur d’activité. Vous souhaitez envoyer un email à l’ensemble de vos clients BtoB ou BtoC ? Il vous suffira de trier directement sur le CRM et d’envoyer un emailing rapidement.
  • Retrouver des statistiques automatiques et claires sur votre activité : combien de clients ai-je ajouté ce mois-ci ? Combien de prospects ai-je contacté ? etc.
  • Prospecter efficacement de nouveaux clients en créant plusieurs cycles commerciaux. Ainsi, en un coup d’œil, vous savez où vous en êtes dans votre prospection.

En optant pour un logiciel qui propose une partie CRM et facturation, c’est le combo gagnant pour lutter contre les impayés !

Pour revenir à notre point principal, comment créer une base client avec un CRM va m’aider à lutter contre les impayés ? Plus l’information est centralisée, plus vous allez y voir clair dans votre base client. Premièrement, rechercher l’information ne sera plus chronophage : vous retrouverez l’ensemble de vos clients en quelques clics.

Ensuite, sur une fiche client, vous pourrez rapidement estimer le risque de non paiement d’un client. En effet, vous retrouverez sur la fiche d’un client le délai moyen de paiement en fonction des paiements des factures précédentes.

Préciser les conditions de paiement sur vos devis et factures

fiche client Axonaut

Pour commencer une relation commerciale sur les chapeaux de roue, une solution est de préciser dès le départ les conditions de votre accord. Et ceci dès la création d’un devis !

Grâce à un logiciel de devis et facturation, vous pouvez créer un modèle dédié et préciser clairement vos conditions de paiement ainsi que les délais. Pour encore davantage de clarté, n’hésitez pas à préciser les pénalités de paiement si les délais ne sont pas respectés.

Cela ne s’arrête pas aux devis : il faudra également le mettre en avant sur vos factures. Vous pourrez d’ailleurs paramétrer la date d’échéance pour vos factures automatiquement et votre logiciel de facturation pourra vous prévenir avant l’échéance. Cela vous permettra de faciliter la relance facture avant échéance mais c’est un point que nous évoquerons plus bas 🙂.

Faire signer électroniquement vos devis

Faire signer électroniquement vos devis est une étape supplémentaire dans la lutte contre les impayés. En effet, cela vous permettra d’engager davantage votre client dans la relation commerciale avec votre entreprise.

La signature électronique d’un devis détient la même valeur juridique qu’une signature manuscrite mais elle présente davantage de bénéfices pour vous entrepreneur !

Tout d’abord, comment se passe clairement la signature électronique d’un document ? Vous envoyez votre devis par email et votre client pourra cliquer sur un lien. il sera ensuite redirigé vers un portail client où il pourra avoir accès aux documents partagés avec lui. Ici, il lui suffira de cliquer sur “signer en ligne” et de valider un code par SMS. Ce type de prestations passe par des prestataires agréés comme Yousign par exemple. Ce sont des prestataires qui garantissent la sécurité des données et est en conformité avec la réglementation eIDAS.

Par conséquent, vous automatisez ce processus. Il n’est plus nécessaire d’imprimer, faire signer, scanner et renvoyer par email votre document ! De plus, cela vous permet de sécuriser davantage les données et archiver plus efficacement vos données sur un seul et même outil.

Dans le cas des impayés, si votre client souhaite rompre un devis signé, vous avez des droits à faire valoir ! Si vous n’avez demandé le versement d’aucun acomptes et arrhes, vous pourrez réclamer des dommages et intérêts si vous avez déjà entrepris des travaux par exemple.

Demander un acompte

relance factures

Avant même de réaliser une prestation, une garantie supplémentaire d’engagement de la part de votre client peut passer par la demande d’un acompte.

En effet, votre client pourra se montrer plus enclin de voir votre accord commercial se réaliser et ainsi payer l’intégralité du montant. Un acompte est également une garantie de recevoir une partie du montant et couvrir de frais éventuels. Cela permettra de ne pas avoir de répercussion sur votre trésorerie sur le court et long terme.

Proposer le paiement en ligne

faire payer ses factures en ligne

Vous est-il déjà arrivé de de passer du temps à déposer plusieurs chèques à la banque ? Ou alors recevoir un chèque sans provision ? Ou tout simplement mettre du temps à recevoir la somme qu’on vous devait ? Avec l’automatisation de la gestion des entreprises aujourd’hui, le paiement en ligne est la solution pour se faire payer plus rapidement.

En effet, en connectant une solution comme Stripe, Paypal ou encore Gocardless, vous pourrez recevoir directement le paiement de vos factures sur votre compte en banque. Il vous suffira d’envoyer la facture ou le devis par mail. Votre client cliquera ensuite sur un lien et sera redirigé vers un portail personnalisé à l’image de votre marque. Il n’aura plus qu’à cliquer sur payer en ligne tout simplement !

En plus d’une facilité et rapidité de paiement, votre marque reste ancrée dans l’esprit de votre client 😉

Utiliser le rapprochement bancaire

le rapprochement bancaire vous aider à garder un oeil sur votre trésorerie

Quand on est entrepreneur, il est nécessaire de garder un œil en permanence sur sa trésorerie. Ainsi, désormais connaitre l’état de son compte bancaire en temps réel est une fonctionnalité qui va vous aider au quotidien.

Cette fonctionnalité est appelée par les éditeurs de logiciels de facturation le rapprochement bancaire. Vous pouvez ainsi connecter votre site internet en toute sécurité et suivre chaque mouvement sur ce dernier. Il est donc plus facile de savoir quand un client a payé ou non.

Cela vous permet également de centraliser l’édition de factures, devis et le contrôle de votre trésorerie sur un seul et même outil. Autre point important : votre comptable va également aussi (beaucoup) apprécier !

Le rapprochement bancaire vous donne la possibilité de rapprocher vos dépenses ainsi que vos factures pour plus de clarté et simplicité pour le bilan comptable 😉

Quelles sont les étapes pour effectuer une relance de facture ?

Malheureusement, malgré la mise en place de ces quelques mesures, certaines factures sont restées impayées après leur date d’échéance. Vous n’êtes cependant pas sans recours ! Quelles sont les étapes pour effectuer une relance de paiement client ? Comment relancer un client pour une facture ?

Commencer par le recouvrement à l’amiable

Avant d’entamer une procédure judiciaire, il convient de commencer par un recouvrement à l’amiable. Un oubli peut arriver et autant commencer par un moyen qui n’entache pas la relation commerciale 🙂.

Relance des factures avant échéance

L’une des premières étapes sera donc la relance facture avant échéance. Concrètement, cela signifie envoyer un mail de relance pour vos factures en rappelant que l’échéance arrive bientôt. Grâce à un logiciel de facturation, cette partie ne sera pas chronophage. Il vous suffira de créer un modèle d’email de relance de paiement client dédié et l’envoyer en quelques clics. Vous êtes évidemment prévenu avant l’échéance pour relancer simplement.

Vous pourrez également appeler directement le client et noter le contenu de votre échange dans votre logiciel CRM. Vous aurez ainsi une trace concrète de vos échanges et un historique précis au cas où.

Autre élément qui peut vous aider dans cette procédure de relance facture : avoir un historique de lecture des devis et factures. Un logiciel de facturation et devis vous indique quand et pour combien de temps la facture a été lue par exemple, cela peut être un indicateur pour savoir si vos mails ont également été consultés.

Relance des factures après échéance

relance factures impayées

Une fois le délai passé, il convient de passer à une procédure de relance de vos factures impayées plus strict. Si vos sollicitations avant échéance n’ont pas été entendues, il vous faudra envoyer des emails de relance. Encore une fois, un logiciel de facturation vous aidera dans cette tâche !

Il vous rappellera quelle facture est restée impayée et vous proposera un mail automatique pour relancer le client de manière plus formelle. De plus, si vous avez relancé une fois, il vous proposera automatiquement un deuxième mail de relance pour vos factures impayées. Chaque modèle sera évidemment paramétrable depuis votre logiciel de relance.

Si cela ne suffit pas, vous aurez également la possibilité d’envoyer des courriers depuis votre logiciel de facturation directement. Plus besoin de se déplacer jusqu’à La Poste !

L’ensemble des relances seront donc enregistrées et conservées dans votre logiciel au cas où vous deviez passer à l’étape suivante.

Envoi d’une mise en demeure pour facture impayée

Si le mail de relance de facture impayée ne fonctionne pas, il faudra passer à l’envoi d’une mise en demeure. Vous pouvez l’écrire vous-même ou passer par un avocat ou huissier de justice pour plus de précisions. En effet, ce document peut être utilisé devant un tribunal par exemple.

Elle devra notamment comprendre :

  • la date et le lieu d’envoi de la lettre
  • le nom et les coordonnées de votre client
  • une indication de mise en demeure claire en objet par exemple
  • le moyen d’envoi de la lettre
  • Le terme “SOUS TOUTES RESERVES” si de nouveaux éléments arrivent
  • Une recontextualisation des faits claire et précise
  • Vos coordonnées

Passer au recouvrement judiciaire

Malheureusement, le recouvrement à l’amiable ne suffit pas toujours dans certains cas. Il faut alors désormais passer au recouvrement judiciaire. C’est possible à travers trois procédures :

La procédure d’injonction de payer

En passant à l’injonction de payer, vous demandez à un juge de signifier à votre client de régler ses impayés. Il vous faudra au préalable rédiger une requête d’injonction de payer et joindre des documents justificatifs comme la mise en demeure, la preuve de la facture impayée par exemple.

Le référé-provision

Contrairement à la procédure d’injonction de payer, le référé-provision comporte plus de risques. Il faut apporter des éléments de preuve suffisant pour que la créance soit considérée comme incontestable. Dans ce cadre, il est recommandé d’avoir recours au référé provision lorsque votre client ne contestera pas la créance.

L’assignation en paiement

Contrairement aux deux premières procédures, l’assignation en paiement est un véritable procès ce qui implique une procédure plus longue et plus coûteuse. Il faudra prouver également l’impayé. Elle doit être la dernière étape dans cette procédure de relance facture.


En somme, pour effectuer une relance de paiement client, le premier recours sera toujours une procédure à l’amiable avec l’envoi de mail de factures impayée par exemple. Ensuite, si la situation ne se débloque pas, une procédure judiciaire pourra être engagée.


Pour effectuer des relances de paiement client efficace, n’hésitez plus et optez pour un logiciel français de facturation français : Axonaut !