Comment vérifier l’authenticité d’une facture ? Axonaut vous donne les éléments à examiner afin de vous assurer de sa conformité.
Les risques de fraude sont importants et il est essentiel que vous preniez connaissance des critères et mentions à vérifier sur vos documents et factures dématérialisées. Ainsi, vous pourrez assurer une bonne vérification de l’authenticité de ces factures.
Choisir une plateforme de facturation électronique vous permet de vous assurer de l’authenticité, de la lisibilité ainsi que de l’intégrité de vos factures.
Un suivi et une prise en compte des justificatifs de facturation sont essentiels à la gestion de votre entreprise et de son résultat. Il est alors indispensable que ces derniers soient conformes et respectent en tout point les différentes réglementations.
Pour en savoir plus sur les éléments qui permettent de contrôler si une facture est authentique, lisez cet article !
Vérifier l’authenticité d’une facture peut être nécessaire afin d’éviter les risques de fraude aux factures fournisseurs.
Comment faire ? Nous vous en disons plus sur les détails à prendre en compte afin de vous assurer de la conformité de ce document essentiel à valeur comptable, juridique et fiscale.
Comment vérifier l’authenticité d’une facture d’achat ? Tout d’abord, il est essentiel de vérifier que l’ensemble des mentions obligatoires figurent sur la facture.
Elles sont les suivantes :
L’ensemble de ces renseignements doit être indiqué et vérifiable par l’ensemble des acteurs concernés. En effet, les risques de fraude ne doivent pas être négligés.
La facture à destination d’un professionnel se doit :
Conformément à la loi anti-fraude de l’article 286_I-3°bis du Code Général des Impôts, la facturation à un particulier doit être réalisée par le biais d’un système de caisse digitalisé et d’un outil de facturation conforme à la réglementation.
En ce sens, il doit détenir les caractéristiques suivantes :
En cas de non-conformité de vos documents de facturation, vous vous exposez à certains risques.
Les risques auxquels vous vous exposez en cas de non-conformité d’un ou de plusieurs élément(s) figurant sur une facture sont les suivants :
Afin de vous prémunir de ces risques, il est pertinent de centraliser et de dématérialiser votre facturation sur un outil intuitif et performant tel qu’Axonaut. Grâce à cette solution, l’ensemble des informations de vos fournisseurs et de vos clients est centralisé et vérifié.
La facture électronique vous assure la lisibilité, l’intégrité ainsi que l’authenticité de vos factures, selon l’article 289 V du Code Général des Impôts (CGI).
Une facture numérique doit être authentique, lisible et intègre.
L’intégrité fait référence à la garantie du contenu inchangé de la facture. En effet, aucune modification ne peut être réalisée sur une facture après sa signature. Même une simple tentative de modification n’est pas autorisée.
La lisibilité doit également être garantie. Elle définit l’accès et la compréhension de ce document par l’ensemble des acteurs souhaitant le consulter.
L’authenticité fait référence à la facilité d’authentification de l’émetteur de ladite facture. En effet, uniquement la personne détenant l’autorisation adéquate peut signer et valider une facture authentique.
Une facture électronique est considérée comme conforme si elle est capable de :
Instaurée par la Directive Européenne 2010/45/UE en vue de limiter les risques de fraude financière au niveau international, la Piste d’Audit Fiable ou PAF permet d’assurer une preuve de validité des factures. Elle instaure une obligation de fournir une documentation pour chacune des factures. En ce sens, elle permet de réaliser des contrôles fréquents en interne et de gérer la facturation de manière optimale.
En accord avec le règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen ainsi que du Conseil du 23/07/2014, les transactions dématérialisées doivent être identifiées comme étant de confiance. Pour ce faire, un système de signature électronique des documents de facturation certifié est mis en place.
La signature électronique est un principe considéré comme fiable grâce à l’authentification de factures à double facteur. Celle-ci se déroule de la manière suivante :
Ce procédé permet de rendre cette signature particulièrement fiable car l’authentification est reliée à votre adresse de messagerie et à votre numéro de téléphone. Les risques de fraude et d’usurpation d’identité sont alors considérablement amoindris.
La facture électronique est automatiquement horodatée et paraphée. L’émission d’un certificat électronique par le biais d’une plateforme agréée est également un facteur de fiabilité.
Les documents circulent dans l’entreprise par le biais d’EDI. Qu’est-ce que cela signifie ? Que les factures électroniques sont transmises d’un ordinateur à l’autre par le biais de serveurs privatifs. Ainsi, les échanges documentaires sont sécurisés.
Un logiciel de facturation électronique vous permet de générer des factures respectant l’ensemble des législations et réglementations en vigueur sur votre marché. Ainsi, la sécurisation de vos documents et de vos transactions est maintenue.
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