Comment faire une facture électronique ?

Comment faire une facture électronique ? Cette question va devenir centrale dans les prochaines années pour votre entreprise. En effet, à partir de 2024, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA devront transmettre des e-factures grâce à une plateforme de facture électronique. Dans cet article, nous vous détaillons comment va se présenter cette nouvelle réforme et sur le fonctionnement d’une facture électronique !

EDIT : Le 28/07/2023, la DGFiP a annoncé le report de la réforme. Pour le moment, aucune nouvelle date n’a été mentionnée. Vous pouvez retrouver le communiqué officiel ici.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Quelle est la définition de la facture électronique ? Pour bien comprendre ce qu’est la facturation électronique, il convient de différencier plusieurs éléments :

• La facture électronique et le PDF,

• Est-ce qu’une facture dématérialisée a la même signification qu’une facture électronique ?

Une facture est uniquement considérée comme électronique lorsqu’elle est émise, transmise et reçue sous ce format. En d’autres mots, une facture PDF ou dématérialisée n’est pas électronique car elles ne respectent pas l’ensemble de ce processus.

De plus, pour qu’une facture au format électronique soit conforme, elle doit respecter les mentions obligatoires présentes également sur une facture papier ou PDF :

• La date et le numéro de la facture. Il faut que la facture soit identifiée avec un numéro unique et chaque numéro de facture doit se suivre.

• Les coordonnées de l’émetteur.

• L’identité du récepteur.

• La description détaillée du service ou de la marchandise.

• Le montant total de la facture : montant hors taxes, toutes charges comprises, taux de la TVA, réductions éventuelles, modalités de paiement.

• Le numéro SIREN du client.

• L’adresse de livraisons des biens.

• La catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou catégorie qui regroupe les deux).

• L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits.

Quels sont les formats d’une facture électronique ?

Pour répondre plus précisément à la question « qu’est-ce qu’une facture électronique ?« , il est également important de définir les différents types de formats. Il en existe trois :

• Les factures au format non structuré. La facture électronique étant obligatoire dans le secteur privé prochainement, il ne sera plus accepté. En effet, vous connaissez certainement ces factures sous le format PDF ou JPEG par exemple.

• Les factures au format structuré. Les données dans ce type de factures sont faites pour qu’elles soient lues automatiquement par des logiciels. Cela correspond au format XML par exemple.

• Les factures au format hybride. Ce type de format reprend les éléments indiqués ci-dessus : lisible par l’homme ainsi que les logiciels. L’exemple le plus connu est la Factur-X.

Facture électronique obligation : quelle est la législation ?

Pour permettre aux entreprises et aux collectivités locales d’effectuer une transition en douceur, le gouvernement a décidé de mettre en place plusieurs calendriers de mise en place pour l’e-facture. Dans un premier temps, elle est devenue obligatoire pour le service public. En 2024, la facture électronique devient obligatoire pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA. Nous vous détaillons tout cela ci-dessous !

La facturation électronique dans le service public

Jusqu’en 2024, l’obligation de la facture électronique concerne uniquement les entités publiques et leurs clients. Créée en septembre 2016, la plateforme Chorus Pro permet le dépôt, la transmission et la réception des factures pour les entreprises traitant avec les collectivités locales. Son objectif est de réduire l’impact écologique des marchés publics et assurer de meilleurs délais de paiement.

Pour s’assurer que chaque entreprise soit conforme, le déploiement s’est fait progressivement en suivant un calendrier de facturation :

• A partir du 1er janvier 2017, les grandes entreprises de plus de 5000 salariés ont commencé à utiliser ce dispositif.

• La réforme s’est poursuivie avec l’adoption des entreprises de taille intermédiaire (ETI).

• Le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (PME) ont commencé à utiliser cette nouvelle plateforme pour envoyer leurs factures à leurs clients du service public.

• Enfin, à partir du 1er janvier 2020, les micro-entreprises et les TPE ont adopté cette nouvelle législation.

La facture électronique obligatoire dans le secteur privé

La facturation électronique est-elle obligatoire en 2023 ? Au départ prévu en 2023, l’obligation de la facture électronique a finalement été décalée à 2024. Dans l’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021, l’état fixe un calendrier de déploiement pour les entreprises assujetties à la TVA. Tout comme dans le secteur public, les entreprises adopteront l’e-facture à une certaine date en fonction de la taille de leurs structures :

• A partir du 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises devront recevoir des factures sous ce format.

• Toujours à cette même date : les grandes entreprises de plus de 5000 salariés devront créer et transmettre des factures électroniques.

• Le 1er janvier 2025, cela sera au tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI).

• Enfin, le 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro entreprises devront adopter cette nouvelle réforme.

Même si cette nouvelle réforme peut faire peur aux entreprises, elle représentera un véritable atout dans la gestion de votre entreprise.

En effet, en adoptant la facturation électronique, vous gagnerez en productivité. Vous pourrez davantage automatiser les tâches liées à la création et à l’envoi des factures. Fini de créer de toutes pièces chaque facture !

Les impayés sont une des préoccupations des entrepreneurs. Vous pourrez faire payer vos clients plus facilement grâce à la connexion avec des systèmes de paiement en ligne.

Vous pourrez également gérer en temps réel votre entreprise. Vous pourrez connaître le chiffre d’affaires et votre trésorerie rapidement.

Comment faire une facture électronique ?

Pour faire une e-facture, il faudra choisir un logiciel de facturation conforme à la nouvelle législation à partir de 2024. Une fois que vous aurez choisi un outil dédié, comment marche la facture électronique concrètement ?

La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a dessiné les contours de la réforme pour mieux comprendre son fonctionnement. Elle a décidé de mettre en place un schéma en Y qui fera intervenir plus acteurs :

• Le Portail Public de Facturation : C’est une plateforme officielle mise en place par l’administration fiscale. Elle reprend les mêmes fonctionnalités que le portail service public, Chorus Pro. De plus, elle aura un rôle déterminant dans un autre volet de cette nouvelle loi : l’e-reporting. En effet, le PPF transmettra certaines informations à l’administration fiscale comme le montant de la TVA ou le montant de l’opération.

• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires : Tout comme le PPF, les PDP pourront transmettre les factures à l’administration fiscale. Pour cela, elles devront se faire immatriculer auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable.

• Les Opérateurs de Dématérialisation : ce sont des opérateurs qui joueront un rôle dans la création et la transmission des factures mais qui ne seront pas reconnus officiellement comme PDP par l’administration fiscale. Cela représentera donc des logiciels de facturation, de gestion commerciale ou pré comptabilité.

Par exemple, l’entreprise émettrice créera ses factures sur un opérateur de dématérialisation. L’OD se chargera de la déposer sur le PPF ou via une PDP. Cette dernière transmettra ensuite les informations à l’entreprise destinataire ainsi qu’au PPF.

En conclusion, à partir de 2024, l’ensemble des entreprises françaises soumises à la TVA devront réaliser des factures électroniques. Pour cela, elles devront passer par un opérateur de dématérialisation ou une plateforme de dématérialisation partenaire.