Envoi des factures électroniques : comment ça marche ?

Vous passez à la facturation électronique ? Découvrez comment fonctionnent la réception et l’envoi de facture électronique en entreprise.

La facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1^er juillet 2024. Introduite par l’article 26 de la loi de finances rectificative pour l’année 2022, cette obligation vise les échanges entre toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Le gouvernement a mis en place un calendrier progressif pour accompagner leur transition entre 2024 et 2026, selon la taille des entreprises.

Si vous n’êtes pas encore passé à la dématérialisation des factures, le blog Axonaut vous livre les éléments essentiels pour tout comprendre !

EDIT : Le 28/07/2023, la DGFiP a annoncé le report de la réforme. Pour le moment, aucune nouvelle date n’a été mentionnée. Vous pouvez retrouver le communiqué officiel ici.

Facturation électronique : définition, enjeux et calendrier

La facturation électronique aussi appelée « dématérialisation des factures » vise à transformer les factures papiers en factures numériques. Grâce aux modifications législatives récentes, les factures électroniques gardent leur valeur fiscale.

Concrètement, le processus se passe en deux temps :

1. L’envoi de la facture.
2. La réception de la facture.

Les deux parties comportent les contrôles légaux, mais aussi la signature et l’archivage électronique de la facture.

La législation fiscale française prévoit trois formats d’échanges de données informatisées (EDI) :

• Le format « structuré » qui peut être traité de manière automatique grâce à des champs prédéfinis (défini dans l’article 289 bis du Code général des impôts).
• Le format « non structuré » (en Word ou PDF) qui reprend la présentation des factures papiers, lesquelles peuvent être transmises par messagerie ou déposées sur un portail (défini dans l’article 289 V du Code général des impôts).
• Le format « hybride » qui reprend les deux formes précédemment énoncées. Elles sont constituées d’un document Word ou PDF ainsi que d’un fichier sous format structuré.

Les enjeux de la facturation électronique

En termes d’enjeux, la dématérialisation doit remplir plusieurs objectifs, d’une part pour les entreprises elles-mêmes et d’autre part pour l’État :

• Renforcer la productivité des entreprises en allégeant leurs charges administratives.
• Diminuer les délais de traitement des factures et ainsi accélérer le déclenchement du paiement.
• Réaliser des économies et diminuer la production de papier.
• Simplifier les déclarations, notamment pour la TVA.
• Renforcer la détection de la fraude.
• Optimiser la connaissance de l’activité économique des entreprises.

Les dates clés de l’obligation de facturation électronique

Le déploiement de la facturation électronique se fera de manière progressive de 2024 à 2026 pour permettre aux entreprises de s’adapter sereinement à la dématérialisation. Le calendrier prend en compte la taille de l’entreprise.

Les obligations d’envoi de facture électronique

En tant qu’entreprise, vous devez répondre à des obligations pour l’envoi des factures électroniques : mentions obligatoires, conformité… Afin que celles-ci aient une valeur juridique. En France, une copie numérique d’une facture papier n’a aucune valeur aux yeux de la loi.

Quelles sont les opérations concernées par la facturation électronique ?

Toutes les opérations d’achat et de vente de prestation de services ou de bien entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA sont concernées par la facturation électronique s’il s’agit d’opérations domestiques (qui concernent le territoire français) en B2B (business to business). Les opérations exonérées de TVA (en application des modalités des articles 261 à 261 E du Code général des impôts) ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électronique. Ces opérations concernent :

• Les prestations effectuées dans les domaines de la santé.
• Les prestations relevant du domaine de l’enseignement et de la formation.
• Les opérations immobilières.
• Les opérations effectuées par des associations à but non lucratif.
• Les opérations bancaires et financières.
• Les opérations d’assurance et de réassurance.

Qu’est-ce qu’une facture électronique « conforme » ?

L’article 289-5 définit les différents modes de conformité d’une facture électronique. Toutes les entreprises assujetties ont l’obligation de garantir plusieurs éléments : l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture tout au long de sa période de conservation. Voici comment s’appliquent ces conditions pour tous les formats de facture :

• Pour les factures électroniques et papiers, la conformité est vérifiée avec des contrôles permanents et documentés afin d’établir une traçabilité entre la livraison de prestation de services ou de biens et la facture émise, dans le cadre d’une Piste d’Audit Fiable (PAF).

• Pour les factures électroniques en format structuré ou non, la conformité est vérifiée grâce à la mise en œuvre d’une signature électronique qualifiée. Celle-ci repose sur un certificat qualifié ou de niveau RGS (cachet électronique qualifié). Le destinataire doit vérifier la signature électronique et la validité de son certificat électronique. Pour ce mode d’utilisation avec des factures électroniques structurées, il est obligatoire de présenter une version lisible, appelée « voie électronique ».

• Pour les factures électroniques en format structuré (dont la norme a été convenue entre les parties), la conformité est vérifiée au travers de procédures définies par décret, imposant à l’émetteur et au destinataire un contrôle systématique de présence de mentions obligatoires. Cela permet de sécuriser l’envoi et constitue une preuve d’envoi de facture électronique. Cela doit s’accompagner de plusieurs documents : un fichier des partenaires, sous forme d’annuaire relatant des relations d’échanges avec fonctions d’historique et d’archivage, une liste qui récapitule les échanges de manière chronologique et archivée sous forme de journal des émissions et des réceptions. Il sera aussi obligatoire, pour ce type de facture, de présenter une version lisible pour un éventuel audit, sur la durée de conservation de la facture (EDI). 

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture électronique ?

En plus des éléments obligatoires qui doivent apparaître sur une facture, qu’elle soit au format papier ou électronique, désormais, de nouvelles mentions sont nécessaires. Ainsi, les mentions qui apparaissent sur un format papier seront reportées sur le format numérisé. Le Code du commerce impose de nouvelles mentions obligatoires pour les factures électroniques depuis le 24 avril 2019. Celles-ci sont définies dans l’article 441-9.

• Le numéro du bon de commande établi au préalable, le cas échéant.
• Les adresses de facturation du client ou du vendeur dans le cas où elles seraient différentes de leurs adresses respectives.

Ces mentions concernent les sociétés dont le siège social centralise l’ensemble de leurs opérations ou qui externalisent le traitement de leurs factures. De plus, chaque facture devra être émise dès la livraison de la prestation de services ou du bien.

Questions fréquentes sur la facturation électronique

Peut-on refuser l’envoi électronique d’une facture ?

Pour les assujettis qui se poseraient la question de savoir s’il est possible de refuser l’envoi d’une facture électronique, sachez que dès le 1^er juillet 2024, toutes les entreprises devront accepter une facture électronique, comme le prévoit la loi. Un client peut-il recevoir une facture électronique et la refuser ? Si votre client est basé en France, il ne peut pas refuser la facture électronique au seul motif que celle-ci est sous format numérisé. En revanche, si la facture ne comporte pas les mentions légales et obligatoires, il est en droit de la refuser.

Quel est le délai de conservation d’une facture électronique ?

Comme pour les factures papiers, le délai de conservation d’une facture électronique est de 10 ans. Celles-ci peuvent être conservées sous format électronique ou papier (attention, celles au format électronique doivent respecter la certification NF Z 42-026).

Les factures électroniques doivent être conservées sous format numérisé pour une durée d’au moins 3 ans. Une fois ce délai passé, l’entreprise peut choisir de les conserver sous format papier ou sous format numérique pour les 7 années suivantes.

Comment envoyer une facture électronique ?

L’envoi d’une facture peut se faire via une plateforme partenaire de l’administration fiscale (PDP) telle qu’Axonaut ou via le portail public Chorus Pro.