stockage facture électronique

Le stockage de la facture électronique

La facturation est au cœur de la gestion d’une entreprise. Cependant, la gestion administrative ne fait pas toujours partie des compétences premières d’un entrepreneur et on peut rapidement se perdre parmi les textes de lois en vigueur. Un des sujets importants en matière de facturation pour les entreprises est la conservation des factures. C’est d’autant plus un sujet central car ces dernières années l’arrivée de la facture électronique a fait bouger les lignes. Pour vous aider à y voir plus clair, découvrez notre article sur le stockage de la facture électronique 👇

Archivage factures électroniques : combien de temps ?

facture électronique

Pour l’archivage électronique des factures, plusieurs articles de lois indiquent des durées différentes.

En effet, en matière comptable, les pièces justificatives doivent être conservées pendant une durée d’au moins 10 ans (c. com art. L. 123-22).

En matière fiscale, le délai est quant à lui différent pour les factures : il est de 6 ans (CGI, LPF, art. L. 102 B). Cette date s’applique à partir de la date d’émission ou de la date de dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de société. Cela concerne donc les factures clients et fournisseurs.

Comment faut-il assurer la conservation de la facture électronique ?

Entre facture électronique et facture papier, les entreprises peuvent parfois être perdues sur les conditions de conservation d’une facture. La dématérialisation des documents devenant un sujet de plus en plus important pour une entreprise, le stockage de la facture électronique devient une question centrale également. Découvrez comment assurer la conservation des factures !

La piste d’audit fiable

Concernant l’archivage électronique des factures, il faudra assurer la mise en place d’une piste d’audit fiable.

Qu’est-ce qu’une piste d’audit fiable pour une entreprise ? Cela consiste à implémenter de manière continue un processus de contrôle de la gestion de la facture dans votre entreprise. Cela permet de mettre en lumière la validité et l’authenticité de vos factures ainsi que le sérieux de votre système de conservation de vos factures.

Ainsi, l’administration fiscale pourra vérifier l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures papier ou électroniques. Comment assurer une conservation des factures optimale ?

Tout d’abord, vous devez vous assurer que les factures soient conservées dans sa forme originelle. Plus précisément, l’obligation de conservation porte sur l’ensemble du contenu dans la facture, mêmes les mentions non obligatoires.

La question du format (électronique ou papier)

Pour la suite, cela dépend du format d’origine (papier ou électronique) de ce document comptable. Si vous créez une facture au format papier, les factures créées à l’origine sous format papier dans votre entreprise peuvent être conservées sous format électronique mais elles doivent être à l’identique de l’original. Elles peuvent également être gardées sous format papier mais l’entreprise devra définir un cadre strict d’archivage.

Quant aux factures électroniques, elles doivent être stockées dans leur format d’origine. Vous ne pourrez donc pas les archiver sous le format papier. En effet, l’impression sur papier des factures électroniques ne signifie pas que cela sera une facture d’origine. Avec ce format de factures, vous n’êtes donc pas dans l’obligation de les imprimer systématiquement pour votre comptabilité.

En revanche, il faudra les conserver dans un logiciel dédié pendant au minimum 3 ans en cas de contrôle. Passé le délai de 3 ans, vous pouvez continuer à les conserver sur votre logiciel ou sur un support de votre choix pendant encore 3 ans. Sachez tout de même que l’Administration fiscale peut exiger de contrôler ces factures au format numérique.

De plus, dans ce délai de conservation de 6 ans, il est important de ne modifier aucune information contenue dans la facture.

Autre point important : si vous utilisez la signature électronique pour vos documents et notamment les factures électroniques, il faudra les conserver dans leur forme originelle également.

Un système de conservation en France

Dans le cas de l’archivage de la facture électronique, la question du “où” est également essentielle. Un logiciel de facturation dédié est évidemment la solution la plus simple. Existe-t-il des contraintes ? Eh bien oui ! Vous ne pourrez choisir n’importe quel système de facturation pour votre entreprise.

En effet, L’administration fiscale privilégie la conservation de vos factures sur le territoire français si votre entreprise est en France.

Vous pourrez cependant choisir de les conserver dans un autre état de l’Union Européenne s’il fournit les mêmes garanties au niveau de la conservation des données et qu’il est accessible par l’administration fiscale française.

Il est également possible de choisir un pays en dehors de l’Union Européenne seulement s’il partage une convention avec l’état français.

Si vous choisissez ces deux dernières options, il faudra en informer l’Administration fiscale, elle devra être au courant lors d’un contrôle éventuel.

Facture électronique archivage : quelles sont les sanctions en cas de non respect ?

Le stockage de la facture électronique répond à des exigences précises. En cas de non respect, des sanctions ont été prévues par l’Administration fiscale.

Vous pouvez recevoir une amende de 500 euros en cas de refus de montrer les documents demandés par l’administration fiscale.

Autre cas de figure : votre entreprise peut se voir infliger une pénalité de 50% des montants facturés si vous n’avez pas conservées vos factures.

Dans le cas des factures fournisseurs, il est possible que vous n’ayez plus droit à des déductions.

Le rejet de comptabilité est également un risque dans le cas d’une non conservation de vos documents. Cela voudra dire que cela pourra aller jusqu’à la suppression du résultat déclaré pour rectifier votre déclaration. Cela pourra s’accompagner également de pénalités.

Axonaut : un logiciel de facturation 100% français pour conserver vos factures en toute conformité

facture électronique Axonaut

Pour éviter toute sanction et avoir une comptabilité “propre”, se doter d’un système de facture électronique français est la solution la plus sûre. De plus, cela sera un véritable gain de temps pour vous entrepreneurs qui n’êtes pas un fan inconditionnel de la comptabilité 😉. Pour éviter les tâches chronophages, Axonaut vous propose plusieurs fonctionnalités :

  • L’édition de devis & factures électroniques à l’image de votre entreprise.
  • La conservation de vos données automatiquement sur plusieurs serveurs dédiés en France.
  • Création et envoi automatique de factures récurrentes (abonnements)
  • Export de vos données comptables facilement en cas de contrôle. Votre comptable a également un accès dédié gratuit pour réaliser les exports.
  • Paiement de vos factures en ligne pour lutter contre les impayés : Paypal, Stripe et GoCardless.

Conclusion : Le stockage de la facture électronique pour les entreprises en France suit des règles précises. En effet, il faut conserver vos factures a minima 6 ans et les conserver précieusement en fonction du format. En cas de non respect, une entreprise encourt une forte amande.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter à support@axonaut.com !