Le bon de livraison fait partie des documents essentiels dans la livraison de marchandises. Comment créer ce document important (et les erreurs à éviter) ? Quelles sont les mentions légales ? Nous répondons à vos questions dans notre article dédié !
Un bon de livraison, ou également bordereau de livraison, est un document émis par un fournisseur au client. Il vient préciser le contenu d’une livraison et est généralement précédé par un bon de commande.
Bien que non obligatoire, l’utilité du bon de livraison n’est plus à démontrer. En effet, accompagné d’une facture, il vous permet d’exiger le paiement de marchandises livrées et ainsi éviter les impayés. En cas de litige, ce document vous protège également si le client indique que sa commande n’a pas été reçue.
Pour résumer, il vous permet de prouver que les marchandises ont bien été livrées et réceptionnées. Vous devrez alors créer deux exemplaires : un pour l’acheteur et un autre pour le vendeur. Ainsi, chacun garde une copie du bon de livraison en cas de réclamation.
Concernant la conservation du bon de livraison, ils devront être conservés pendant une durée de 10 ans. Cela concerne d’ailleurs l’ensemble des pièces justificatives comme les bons de commande ou les factures clients et fournisseurs. C’est donc un document comptable essentiel à conserver lors d’un contrôle fiscal par exemple.
Alors que le bon de commande client (ou bulletin de commande) est créé par l’acheteur, cela revient au fournisseur d’établir le document de livraison.
De plus, ces deux documents ne sont pas créés au même moment : remplir le bon de commande fournisseur arrive avant la livraison des biens et sert à démontrer les besoins de l’acheteur. A la confirmation de commande, le vendeur crée le document et fera ensuite signer le bon de livraison. Cela constitue une preuve de la réception de la marchandise ou des produits livrés pour le vendeur et l’acheteur.
💡La signature du bon de commande permet de conclure la vente également. Le vendeur se voit obligé de livrer la marchandise et l’acheteur s’engage à la réceptionner.
La principale différence réside dans l’objectif de ces documents : le bon de livraison confirme la livraison physique tandis que la facture demande le paiement.
Les deux documents sont importants dans le processus de vente, car ils fournissent des informations essentielles pour suivre les transactions, gérer les comptes clients et effectuer le suivi financier.
La différence dépend du document remis au fournisseur ou à l’acheteur. En effet, l’exemplaire conservé par le fournisseur devra s’intituler “bon de livraison” alors que le destinataire devra conserver un document intitulé “bon de réception”.
Ces deux documents justifieront de la bonne réception des marchandises commandées.
Si vous proposez des services, vous souhaitez justifier de la réalisation de la prestation et ensuite lancer la facturation. Pour le justifier, vous devrez créer un bon d’intervention. Il est principalement utilisé dans le cadre de travaux, de maintenance ou encore de réparation.
Quant au bon de livraison, il est réservé à la livraison des marchandises ou de biens.
Pour être conforme, un bon de livraison a plusieurs mentions obligatoires comme :
Document commercial important, il est essentiel de bien le rédiger pour éviter les litiges. Nous vous donnons quelques astuces pour remplir un bon de livraison sans erreur :
Vous souhaitez émettre un modèle de bon de livraison ?
Nous mettons à votre disposition plusieurs exemplaires de bon de livraison Word. Cela vous évitera ainsi d’en recréer un à nouveau à chaque envoi de colis par exemple.
Lorsqu’on commence son entreprise, le premier réflexe est d’utiliser Excel. En effet, créer un bon de livraison sur Excel est largement utilisé et familier pour beaucoup de personnes, ce qui peut faciliter son utilisation. Le coût pour créer des documents commerciaux est également minime.
Cependant, cet outil peut vite présenter de nombreuses limites : la création manuelle des bons de livraison dans Excel prend plus de temps et est sujette aux erreurs humaines.
Il est également plus difficile d’automatiser leur processus et d’assurer un suivi quand votre entreprise se développe et obtient plus de commandes.
En créant un bon de livraison en ligne avec un logiciel de gestion dédié, vous misez davantage sur l’efficacité et la rapidité. En effet, vous pourrez automatiser leur création, suivre plus facilement l’état de votre stock ou passer à la facturation plus rapidement.
Grâce à la dématérialisation de vos documents, vous pourrez également consulter vos documents à tout moment et de n’importe où avec une connexion Internet, ce qui n’est pas le cas avec un fichier Excel. Il sera ainsi beaucoup plus facile de les faire signer et d’avoir une trace sur un logiciel dédié qui facilite la conservation.
L’adoption d’un logiciel dédié peut représenter un coût d’investissement au départ et nécessite du temps de formation. Néanmoins, il vous permettra de gagner un temps précieux sur l’édition de vos documents administratifs au quotidien et réduira les erreurs pour une relation client de qualité !
Créer des bons de livraison en ligne vous permet donc d’automatiser la gestion de vos stocks et ainsi optimiser la relation avec vos clients.
Avec le logiciel de facturation Axonaut, plusieurs fonctionnalités vous permettent d’automatiser cette partie :
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