Fiche prospect : comment convertir un client efficacement ?

Et si la fiche prospect était l’élément qu’il vous manque pour développer votre activité ? Pour organiser la prospection commerciale de votre entreprise, bien connaître ses clients et leurs attentes est la clé pour se démarquer de vos concurrents, repérer vos futurs clients et assurer un meilleur suivi. Dans cet article, nous vous donnons des conseils précieux pour obtenir les bonnes informations et construire votre stratégie commerciale !

Fiche prospect : définition

La fiche prospect est un document répertoriant toutes les informations sur votre prospect c’est-à-dire un client potentiel. On peut donc la qualifier de carte d’identité : elle vous permet d’avoir un aperçu de toutes ses caractéristiques pour mieux qualifier vos futurs clients.

La fiche de prospection commerciale présente d’ailleurs plusieurs avantages dans le développement de votre activité :

• Repérer plus facilement les clients potentiels pour ne pas perdre de temps. En effet, si un prospect remplit plusieurs critères importants définis en avance, vous saurez que vous pouvez passer plus de temps sur ce dernier.

• En organisant des données sur les prospects, vous pouvez personnaliser votre approche de vente. Par exemple, vous pouvez adapter vos communications pour répondre aux besoins spécifiques de chaque prospect, ce qui augmente les chances de conversion.

• Meilleur suivi de la prospection : en centralisant les données, vous serez plus efficace dans le suivi de vos contacts.

• Les fiches prospects servent de point de référence partagé entre les équipes de vente et de marketing. Cela favorise ainsi la cohérence dans le message envoyé aux clients potentiels.

Différence entre fiche prospect et fichier de prospection

Bien que ces deux termes semblent être très proches, ils ont chacun une signification différente.

En effet, la fiche prospect regroupe des données précises sur un prospect en particulier tandis qu’un fichier de prospection est une liste d’informations établie en fonction de plusieurs critères.

Comment créer une fiche de prospection efficace ? Nos conseils !

Définir les informations clés à collecter

Pour prospecter votre cible plus facilement, vous aurez besoin d’une “base d’informations”. Cela correspondra à l’identité du prospect comme le nom, prénom, âge, le sexe, son adresse postale, email etc. Vous devrez aussi retrouver facilement l’historique de vos échanges : qui a échangé avec ce prospect ? Quels ont été les sujets abordés ? Est-ce que des actions futures sont prévues ?

De plus, une fiche prospect client ne sera pas la même dans un contexte B2B ou B2C.

Pour une fiche de prospection à destination des entreprises, vous retrouverez les données suivantes :

• Les coordonnées générales : le nom de l’entreprise, l’adresse, le site internet, le secteur d’activité, la fonction, l’adresse mail et le numéro de téléphone.

• Processus d’achat complexes : dans le B2B, les décisions d’achat sont souvent prises par plusieurs parties prenantes au sein de l’entreprise. Par conséquent, les fiches prospects B2B peuvent contenir des informations sur les personnes influentes dans le processus d’achat.

• Les éléments de qualification du prospect : pour être sûr que ce contact corresponde à votre cible, renseignez des éléments plus précis. Cela pourra être par exemple le chiffre d’affaires de l’entreprise, les concurrents, les fournisseurs, les clients ou encore les besoins.

• Un cycle de vente plus long : les ventes B2B impliquent souvent un cycle de vente plus long et un investissement plus important. Les fiches prospects B2B peuvent contenir des informations sur le budget disponible, les projets futurs, les besoins spécifiques, etc.

• Personnalisation avancée : en raison de la complexité des ventes B2B, la personnalisation des fiches prospects peut être plus approfondie. Les interactions et les communications sont souvent adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

La fiche prospect pour un particulier comprend quant à elle des informations centrées davantage sur les besoins d’un individu :

• Nature de la clientèle : les fiches prospects B2C sont utilisées pour cibler des consommateurs individuels. La gamme de produits ou de services peut être très diversifiée.

• Les éléments de qualification du prospect : données démographiques, situations professionnelles, centre d’intérêt ou habitudes de consommation etc.

• Un cycle de vente plus court : les ventes B2C ont tendance à avoir un cycle de vente plus court et des volumes de transaction plus petits. Les fiches prospects B2C peuvent se concentrer sur la disponibilité des produits, les promotions, etc.

Utiliser un modèle de fiche prospect

Pour éviter de saisir les informations à chaque fois, utiliser un modèle vous permet de gagner du temps et retrouver automatiquement toutes les informations sans en oublier aucune.

Segmenter les informations

Pour s’y retrouver plus facilement, nous vous conseillons d’organiser les informations de manière logique sur la fiche prospect.

Par exemple, regroupez les données de contact ensemble, suivi des interactions, besoins spécifiques, etc.

Prioriser les prospects

Établissez des critères de qualification pour aider à prioriser les prospects en fonction de leur adéquation avec vos produits ou services. Cela permet de concentrer les efforts sur les prospects les plus prometteurs.

Automatiser la collecte de données

Utilisez des formulaires en ligne sur votre site web ou dans vos campagnes de marketing pour automatiser la collecte de données.

Cela pourra remplir automatiquement la fiche client sur un logiciel CRM dédié. Nous revenons sur ce point un plus bas dans l’article !

Mettre à jour régulièrement

Le cauchemar d’un commercial ? Se retrouver face à un prospect et avoir de fausses informations ! C’est le meilleur moyen de rater son approche et faire échouer une vente.

Assurez-vous donc de mettre à jour régulièrement les fiches prospects pour refléter les nouvelles interactions, les changements de statut ou de besoins, et pour éviter d’utiliser des informations obsolètes.

Assurer la protection des données de vos clients

Depuis 2018, l’Union Européenne a mis en place une nouvelle réglementation concernant la protection des données de ses concitoyens. Vous en avez sûrement déjà entendu parler sous le nom de RGPD (Réglement Général sur la Protection des Données).

Cela s’applique ainsi lors de l’établissement de votre fiche prospect. Cela signifie que vous devrez recueillir le consentement explicite de l’utilisateur et l’informer sur l’objectif de la collecte de ses données.

Comment obtenir les informations de la fiche prospect ?

Pour savoir comment faire une fiche prospect, il est important de savoir recueillir les informations au bon endroit. Nous vous donnons quelques exemples de moyens qui pourront enrichir vos fiches de clients potentiels :

• Faire appel au réseau : vous pouvez informer vos contacts de votre activité et activer un puissant levier d’acquisition : le bouche à oreille.

• Bases de données externes : elle permet de segmenter finalement et cibler des prospects. Cela peut être des annuaires comme ceux de la CCI, réseaux professionnels.

• Les salons professionnels : le contact en direct marche encore ! Vous pouvez aller directement à la rencontre de votre cible et remplir les fiches prospects sur place pour récolter un maximum d’informations.

• Les réseaux sociaux : c’est un des moyens les plus prisés pour partir à la conquête de nouveaux clients. Vous pouvez cibler les personnes qui vous suivent ou suivent vos concurrents avec un message personnalisé. Les groupes de discussion sur votre secteur d’activité peuvent également être un moyen d’attirer l’attention sur vos services. Dans le cadre d’une activité B2B, Linkedin devra faire partie de votre stratégie pour obtenir une liste de contacts qualifiés en quelques clics.

• Connecter son site web à son CRM : Vous pouvez récolter des coordonnées et informations en échange d’un livre blanc, de participation à un jeu-concours etc. Le CRM récupérera la donnée et l’intégrera automatiquement dans la base pour l’utiliser plus tard et les recontacter. Une autre méthode utilisée est le retargeting. Cela consiste à recibler via un message publicitaire un individu qui a visité le site et l’inviter à remplir un formulaire.

Fiche prospect : au service de la conversion client

Vous avez récolté les informations nécessaires pour mener à bien une campagne de prospection ? L’étape suivante consiste à bien utiliser cette donnée pour atteindre le but recherché : la conversion en clients. La fiche prospect client joue un rôle déterminant dans cette phase.

• Personnalisation de la communication : utilisez les détails des fiches prospects pour personnaliser vos communications. Adressez-vous aux prospects par leur nom, référez-vous à des besoins ou à des intérêts spécifiques que vous avez identifiés dans leurs fiches, et adaptez votre message en conséquence.

• Suivi actif : les fiches prospects vous permettent de suivre les interactions passées avec chaque prospect. Assurez-vous de maintenir un suivi actif en rappelant les conversations précédentes et en montrant que vous avez une compréhension approfondie de leurs besoins.

• Proposition de valeur : en utilisant les informations de la fiche prospect, présentez une proposition de valeur claire et convaincante. Expliquez comment votre produit ou service répond spécifiquement aux besoins du prospect.

• Démonstration personnalisée : si possible, offrez une démonstration ou une présentation personnalisée en utilisant les informations des fiches prospects pour mettre en avant les fonctionnalités ou les avantages qui correspondent aux besoins du prospect.

• Offres spéciales et personnalisées : proposez des offres spéciales ou des remises qui sont alignées sur les besoins du prospect. Montrez comment ces offres répondent à leurs besoins spécifiques.

• Soyez réactif : répondez rapidement aux questions et aux préoccupations des prospects. L’utilisation des informations des fiches prospects vous permet de fournir des réponses précises et rapides.

• Créez un sentiment d’urgence : utilisez les données des fiches prospects pour créer un sentiment d’urgence. Si vous savez qu’un prospect a un besoin immédiat, mettez en avant la disponibilité immédiate de votre produit ou service.

• Demandez des recommandations : si un prospect devient client, n’hésitez pas à lui demander des recommandations ou des témoignages. Ces témoignages peuvent influencer d’autres prospects.

• Analysez les données : utilisez les données collectées à partir des conversions pour analyser ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré dans votre processus de conversion. Cela sera l’occasion de reconsidérer les données utilisées et vérifier qu’elles sont bien pertinentes.

Les outils pour faire une fiche prospect

Présent dans la majorité des entreprises, créer une fiche prospect sur Excel permet de débuter dans la recherche de nouveaux clients.

Cependant, avec la croissance de votre activité, un logiciel de gestion de la relation client (ou CRM) vous permettra de gagner en flexibilité.

De plus, avec la centralisation des données, il facilite la collaboration entre employés ainsi que la sécurité des données, hébergées sur des serveurs dédiés et conformes aux normes de sécurité des données.

Pour accompagner le développement de votre entreprise, le logiciel CRM Axonaut prendra en charge la relation avec vos prospects à travers plusieurs fonctionnalités. Objectif ? Gagner du temps au quotidien et avoir une meilleure productivité !

• Création des fiches prospects avec l’ensemble des informations nécessaires.

• Personnalisation des informations en fonction de votre secteur d’activité.

• Synchronisation de vos échanges email.

• Connexion à votre agenda avec rappels de vos rendez-vous.

• Organisation de votre prospection avec les cycles commerciaux et les opportunités. Vous pouvez voir en un coup d’œil où vous en êtes avec tel ou tel prospect.

• Extension Linkedin : remplissez automatiquement vos données prospects et clients directement depuis Linkedin en quelques clics.

• Statistiques pour mesurer l’efficacité de votre stratégie commerciale.

Nous vous présentons d’ailleurs un exemple de fiche client sur Axonaut :

En savoir plus sur cette thématique :

• Quelles sont les techniques de vente ?