Comment passer à la dématérialisation des factures en entreprises privées ?

Découvrez quelles sont les obligations quant à la dématérialisation des factures pour les entreprises privées pour vous adapter sereinement.

Depuis le 1^er janvier 2020, le gouvernement prévoit la généralisation des factures électroniques pour toutes les entreprises françaises. Si les entreprises qui émettent des factures à destination des entités publiques avaient déjà pour obligation de les émettre via le portail Chorus Pro, le secteur privé n’était pas encore concerné.

Le 16 août 2022, l’État a finalement voté l’obligation de facturation électronique dans l’ensemble des échanges entre les entreprises assujetties à la TVA française dans l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022. Celle-ci débutera dès le 1^er juillet 2024 pour s’achever en 2025. Mais alors quels sont les objectifs de la dématérialisation des factures pour les grandes entreprises et moyennes entreprises du secteur privé ? Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ? Comment s’y préparer si vous n’y êtes pas déjà passé ? Le blog Axonaut vous explique tout ce que vous devez savoir sur le sujet.

EDIT : Le 28/07/2023, la DGFiP a annoncé le report de la réforme. Pour le moment, aucune nouvelle date n’a été mentionnée. Vous pouvez retrouver le communiqué officiel ici.

Quels sont les objectifs de la dématérialisation des factures en entreprise ?

La dématérialisation des factures en entreprise vise à remplir plusieurs objectifs. Cette digitalisation devrait permettre aux entreprises de renforcer leur productivité mais aussi de gagner du temps sur les tâches administratives. Le gouvernement a défini les 4 objectifs principaux de la facturation électronique :

1. Simplifier le quotidien des entreprises et renforcer leur compétitivité en allégeant leur charge administrative et en diminuant les délais de paiement.
2. Simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations pour ouvrir la voie à une nouvelle offre de services de l’administration fiscale, notamment pour les petites entreprises.
3. Renforcer la détection de la fraude fiscale au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi.
4. Optimiser la connaissance de l’activité des entreprises.

Quels sont les avantages pour les entreprises privées ?

Comme évoqué plus haut, le principal objectif de la dématérialisation des factures est d’améliorer considérablement la productivité des entreprises et de leur permettre de réaliser des économies, notamment en :

• Limitant la production de papier et de consommables : le coût d’une facture électronique est bien inférieur à celui d’une facture papier, qui peut aller jusqu’à 10 €.
• Gagnant du temps sur les process relatifs aux tâches administratives grâce à l’édition, l’envoi, la signature et l’archivage des factures qui seront automatisés. Cela permettra d’accéder plus facilement et rapidement aux documents archivés.
• Limitant le temps d’envoi des factures et ainsi accélérer le délai et le déclenchement du paiement.

Quelles sont les entreprises concernées par la dématérialisation de factures ?

Quelles sont les entreprises concernées par la dématérialisation de factures ? Depuis le 1^er janvier 2020, l’ensemble des entreprises situées sur le territoire français a pour obligation d’adopter la facturation électronique pour les factures à destination du secteur public.

Le projet de la loi finance pour 2020 a introduit l’obligation de transmission et de facturation électronique entre les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Cela signifie que la transmission des données à l’administration fiscale (e-reporting) pour les échanges avec les entreprises non-établies en France et les non-assujettis est obligatoire.

Le projet prévoit désormais d’appliquer cette obligation à toutes les grandes, moyennes et petites entreprises françaises dans la réception et le traitement des factures numériques dès le 1^er juillet 2024. Afin d’accompagner cette transition digitale, le gouvernement a établi un calendrier progressif de la dématérialisation pour les factures en entreprise.

Quelles sont les dates de la dématérialisation des factures en entreprises privées ?

Les dates de la dématérialisation des factures en entreprises privées ont été définies dans un calendrier progressif. Ce déploiement doit permettre aux entreprises de s’adapter étape par étape à ces nouvelles obligations. Le calendrier a été défini selon la taille des entreprises :

• Dès le 1^er juillet 2024 : en réception pour l’ensemble des assujettis.
• Dès le 1^er juillet 2024 : en transmission pour les grandes entreprises.
• Dès le 1^er janvier 2025 : aux entreprises de taille intermédiaire.
• Dès le 1^er janvier 2026 : aux petites, moyennes entreprises et microentreprises.

Comment être conforme à la facturation électronique en entreprise ?

Si vous êtes une entreprise et que vous vous demandez comment passer à la facturation électronique, sachez qu’il faut respecter certaines obligations légales.

Pour l’émission et l’archivage des factures électroniques, il sera nécessaire de procéder de l’une des manières suivantes :

• Utiliser la signature électronique, qui permet de garantir la non-répudiation d’un document électronique et ainsi d’en authentifier l’auteur.
• Utiliser l’Échange de Données Informatisées (EDI) pour envoyer les factures.
• Utiliser un système permettant de regrouper l’ensemble des documents nécessaires avec un processus de Piste d’Audit Fiable (PAF). La Piste d’Audit Fiable donne l’obligation aux entreprises d’archiver tous les éléments liés à la facturation d’une prestation de service ou d’un bien de façon méthodologique.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures en entreprise privée ?

Pour passer à la dématérialisation des factures en entreprise privée, vous pouvez faire appel à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de l’administration telle qu’Axonaut ou utiliser le portail public Chorus Pro.

À quoi sert Chorus Pro ?

Créé par le gouvernement, le portail public Chorus Pro est dédié aux organismes du secteur public et a deux fonctions :

• Centraliser les factures dématérialisées.
• Implémenter, consulter, envoyer et suivre le traitement du paiement des factures.

Pour les entreprises privées, Chorus Pro doit permettre de les inciter à adopter la dématérialisation des factures. Il permet également aux organisations B2G de faciliter les échanges entre l’administration publique et les entreprises.

À quoi sert une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

Les entreprises assujetties à la TVA devront nécessairement passer par une plateforme (PDP) afin de transmettre et de recevoir leurs factures électroniques et ainsi adresser des données de transaction et de paiement à l’administration.

Bon à savoir :

Les plateformes partenaires sont des prestataires de services immatriculées auprès de l’administration fiscale et ont plusieurs fonctions pour une entreprise :

• Émettre, transmettre et réceptionner la facture électronique du fournisseur au client. Elle permet de convertir la facture établie par le fournisseur dans un format adapté au client, tout cela en maintenant l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des données.
• Extraire et transmettre certaines données d’une facture à l’administration fiscale tel que le montant de la TVA due, le taux de TVA ou encore l’identification du fournisseur et du client.
• Transmettre les données de transaction ne faisant pas l’objet d’une facture électronique à l’administration fiscale.
• Transmettre les données de paiement pour toutes les opérations.

À la différence du portail Chorus Pro, la plateforme de dématérialisation partenaire est la seule à pouvoir assurer l’ensemble des fonctionnalisés de la facturation électronique : l’e-reporting avec l’émission et la transmission des factures au client ainsi que la transmission des données des factures, des transactions et des paiements à l’administration fiscale.