Dématérialisation des factures clients : mode d’emploi

En quoi consiste la dématérialisation des factures clients ? Voici tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation des factures clients.

Selon l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022, dès 2024, la facture électronique sera obligatoire pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA française. En plus de faciliter les échanges interentreprises, le processus doit leur permettre de gagner en productivité. 

Certaines obligations s’appliquent quant à cette numérisation. Pour mieux les appréhender, Axonaut, votre plateforme de gestion d’entreprise et de facturation électronique, vous éclaire dans les étapes de la mise en place de la dématérialisation des factures clients. Véritable solution pour vos clients, la facture dématérialisée comporte plusieurs avantages.

EDIT : Le 28/07/2023, la DGFiP a annoncé le report de la réforme. Pour le moment, aucune nouvelle date n’a été mentionnée. Vous pouvez retrouver le communiqué officiel ici.

Les dates clés de la dématérialisation de factures clients

La dématérialisation de factures clients sera appliquée de manière progressive entre 2024 et 2026 pour permettre aux entreprises de s’y adapter sereinement. Ce déploiement dépend essentiellement de la taille des entreprises :

• Dès le 1er juillet 2024 : la transformation en format électronique sera obligatoire pour recevoir les factures électroniques et en émission pour les grandes entreprises assujetties.
• Dès le 1er janvier 2025 : elle sera obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaire.
• Dès le 1er janvier 2026 : les factures au format électronique seront obligatoires pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les microentreprises.

Après ces dates, toutes les entreprises françaises devront avoir trouvé une solution pour s’affranchir des factures papiers et passer au nouveau format électronique. Découvrons ensemble les objectifs avec l’émission et la transmission.

Les objectifs de l’obligation de dématérialisation des factures clients

L’obligation de facture dématérialisée remplit plusieurs objectifs, aussi bien pour les entreprises que pour l’État :

• Accroître la productivité des entreprises en allégeant leurs charges administratives et en diminuant les délais de paiement.
• Réduire le coût lié aux factures papiers, quand on sait que celui-ci est supérieur à 10 euros. 
• Faciliter les obligations déclaratives à l’administration et la détection des fraudes, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi.
• Permettre à l’État de connaître l’activité des entreprises en temps réel.

Dématérialisation factures clients : les obligations légales

La dématérialisation des factures clients a des obligations légales. Celles-ci sont définies dans le projet de loi de finance. Celle-ci porte sur deux aspects bien précis, à savoir l’e-invoicing et l’e-reporting. 

• L’e-invoicing ou « e-facturation » consiste à émettre, recevoir et à suivre les factures électroniques. Encadré sur le plan légal, l’e-invoicing implique que les factures doivent intégrer des mentions obligatoires au travers de données et informations structurées, lisibles par une machine. Pour ce faire, les entreprises peuvent passer par une plateforme partenaire de dématérialisation (PDP) ou par le portail public Chorus Pro, déjà utilisé par les organismes publics.
• L’e-reporting désigne la transmission des informations relatives à des opérations qui ne concernent pas la facturation électronique à l’administration fiscale. Parmi les opérations concernées, les entreprises devront transmettre celles réalisées avec des particuliers non assujettis à la TVA, les opérations B2C et les opérations avec opérateurs non établis en France. Comme pour l’e-invoicing, le processus devra se faire via une plateforme dite PDP ou Chorus Pro. À noter que l’e-reporting suit le même calendrier que pour l’e-invoicing. 

Les solutions de dématérialisation des factures clients

Afin de répondre à leurs obligations, les entreprises assujetties peuvent recourir à l’une des solutions de dématérialisation des factures clients, à savoir une plateforme de facturation électronique « partenaire » ou le portail public Chorus Pro. 

Mais concrètement, comment mettre en place la dématérialisation des factures clients ?

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) 

Les plateformes PDP sont des prestataires de services immatriculées par l’administration fiscale. Cette immatriculation garantie que celles-ci peuvent remplir plusieurs fonctionnalités attendues pour la facturation électronique et l’e-reporting. Celles-ci font l’objet d’une procédure précise, pour une durée de 3 années renouvelables. Ces logiciels de dématérialisation des factures clients jouent plusieurs rôles pour les entreprises :

• Émettre, transmettre et réceptionner les factures électroniques du fournisseur au client.
• Extraire et transmettre des données spécifiques des factures à l’administration fiscale (e-reporting).
• Transmettre les données de transactions ne faisant pas l’objet d’une facture électronique pour l’administration.
• Transmettre les données de paiement pour l’ensemble des opérations. 

Les plateformes partenaires obéissent à un schéma dit « en Y », incluant l’acheteur, le fournisseur, le PPF ainsi que le Portail Public de Facturation.

L’opérateur de dématérialisation (OD)

Un opérateur de dématérialisation est un service connexe, appartenant au schéma en Y. Il s’agit d’un prestataire privé offrant des services pour dématérialiser les factures en émission et réception. L’opérateur n’est pas autorisé à transmettre des factures entre un émetteur et un récepteur.

Le portail public de facturation électronique Chorus Pro

Cette application de dématérialisation des factures clients a été mise en œuvre par l’État et est obligatoire pour toutes les entités publiques (établissements, collectivités territoriales…), via le Portail Internet de la Gestion Publique (PIGP). Les entreprises fournisseuses de l’État sont également concernées par Chorus Pro. Ainsi les factures fournisseurs et clients peuvent être utilisées dans cette plateforme.

Comment inciter les clients à dématérialiser leurs factures ?

La facturation électronique implique que le processus doit aussi être adopté par vos clients, s’ils n’y sont pas encore passés. Il est nécessaire d’adopter un plan d’action pour permettre à vos clients de s’adapter sereinement. Pour diverses raisons, certaines sociétés peuvent être réticentes, notamment face au changement ou la difficulté de la mise en place en interne. Au-delà du caractère obligatoire de la facture dématérialisée, accompagner vos clients dans cette transition repose sur plusieurs objectifs. 

Vous pouvez par exemple établir une campagne de communication pour vos clients, afin de leur signifier votre passage à la numérisation, par divers canaux de communication. Cette campagne doit inclure les exigences et les attentes de votre société, sur l’aspect comptable, les objectifs de ce changement ainsi que les besoins de chacun de vos consommateurs. 

Mettre en avant les avantages de la dématérialisation des factures

Autant pour vous que pour vos clients, passer par un logiciel de facturation client dématérialisée offre un lot d’avantages certains :

• Les factures sont sécurisées et détiennent une valeur juridique, au travers des conditions d’authenticité, de lisibilité et d’intégrité.
• Les coûts sont considérablement réduits par rapport à une facture papier, aussi bien sur le plan financier qu’environnemental. 
• La réduction des délais de traitement des factures.
• La réduction des erreurs de saisie humaine grâce au pré-remplissage automatique et ainsi les éventuels litiges. 
• La traçabilité et l’archivage des factures. Vos clients ont accès tout moment aux factures grâce à un espace sécurisé. 

Plateforme de dématérialisation partenaire, OD, PPF. Chez Axonaut, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel complet pour dématérialiser vos factures clients et gagner du temps ! Pour plus de conseils sur ce sujet, consultez tous les articles du blog Axonaut sur la facturation électronique.