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Pour s’occuper convenablement de ses notes de frais, il convient de se procurer un logiciel de note de frais efficace pour gagner du temps.

Illustration logiciel de note de frais

Ce sont des tâches administratives qui deviennent facilement chronophages, d’une part parce que selon l’activité que vous exercez, elles peuvent se multiplier, et d’autre part parce que les notes de frais demandent de suivre scrupuleusement des règles de formulation afin d’être conformes : les justificatifs de dépense doivent indiquer une adresse, une raison sociale, le numéro SIRET, et il faut tenir compte des chevaux fiscaux du véhicule utilisé en cas d’indemnité kilométrique.

Autant de critères qui font que la rédaction de notes de frais est une charge contraignante. Vos employés doivent y consacrer une certaine quantité de temps et d’énergie qui n’est pas mobilisée pour des objectifs plus constructifs comme le développement du chiffre d’affaires de l’entreprise. En plus de cela, si un justificatif de note de frais n’est pas suffisamment clair, l’URSSAF peut croire à une fraude et venir vous taper sur les doigts. Ce n’est donc pas quelque chose que l’on peut se permettre de compléter à la va-vite. Heureusement, il existe des outils comme le logiciel d’Axonaut pour faire rapidement et facilement ses notes de frais en ligne.

Simplifier ses démarches avec une application de note de frais

Pour correspondre aux besoins concrets des entreprises nous avons mis en place une application de note de frais directement issue de notre logiciel.

Illustration application de note de frais

Vous pouvez ainsi retrouver la solution d’Axonaut aussi bien sur votre ordinateur que sur votre téléphone portable. En plus du gain d’efficacité et de traçabilité de vos notes de frais permis par la dématérialisation du processus, avoir accès à une application de note de frais sur Android permet à vos employés de pouvoir simplement réaliser leurs notes de frais depuis leur téléphone. Ils peuvent ainsi noter leurs déplacements, leurs frais d’hébergement ou paniers repas directement sur l’application et prendre des photos comme pièce justificative. Avec la reconnaissance de caractères, tous les champs se remplissent d’eux-mêmes sans avoir besoin de saisie manuelle. Vos commerciaux, techniciens et ouvriers ayant besoin d’être sur le terrain ou d’aller au contact des fournisseurs sont alors capables de régler cette tâche administrative de manière simple et efficace, ce qui leur laisse plus de temps pour se focaliser sur leurs missions principales.

Notre système fonctionne également sur iOS : Axonaut vous aide à faire votre note de frais depuis votre iPhone ! Le temps administratif dédié aux notes de frais est donc réduit par notre solution où que vous soyez et quel que soit le type d’appareil que vous utilisez. Grâce à nos formulaires automatisés, notre outil élimine les erreurs humaines en épurant tous les éléments les plus rébarbatifs. La distance effectuée par le déplacement professionnel est calculée de manière spontanée par Axonaut (et modifiable par vos soins si besoin), de même que votre puissance fiscale pour déterminer vos indemnités kilométriques, grâce à une connexion à l’URSSAF et à Google Maps. Selon le barème fiscal en vigueur (ou le vôtre), l’ensemble de la somme est généré sans que vous ayez besoin de le faire. Axonaut peut même se souvenir des valeurs récurrentes pour vous simplifier la tâche dans l’élaboration de vos notes de frais à venir.

Tenir ses comptes en toute sérénité avec l’outil de gestion de notes de frais d’Axonaut

Notre outil de gestion de notes de frais pense aussi à la comptabilité liée à toutes ces dépenses. Selon votre structure, les notes de frais peuvent s’accumuler très vite et se transformer en véritable casse-tête.

Afin de palier à ce problème, nous avons doté notre système d’un tableau de bord pour vous apporter une vision claire et synthétique des ressources qui ont été consacrées à la mobilité et à la prospection au sein de votre entreprise. Vous pouvez ainsi suivre ces dépenses dans le temps en un coup d’œil et ainsi prendre les meilleures décisions pour votre business. En cas de besoin, les données sont exportables sur Excel et transférables via internet pour les envoyer directement à votre expert-comptable ! La gestion des frais professionnels devient ainsi plus simple pour vous et vos collaborateurs grâce à une circulation fluide et directe des informations importantes.

Avec notre logiciel les frais de déplacement ne sont plus une corvée à gérer. Aussitôt qu’une note de frais avec justificatif est créée par un employé, vous recevez une alerte et pouvez valider la dépense dans la foulée, avant même qu’elle ne soit réglée. Un PDF justificatif est alors généré pour garder une trace et vous pouvez déclarer « payées » vos notes de frais d’un coup à la fin du mois : en épurant ainsi la gestion de ce budget, le temps passé sur les notes de frais est réduit de moitié !

Une solution automatisée pour chaque note de frais

Axonaut vous aide à classer vos dépenses grâce à une solution automatisée pour chaque note de frais. En les envoyant par mail à expense@axonaut.com, elles seront immédiatement rangées dans le logiciel pour que vous puissiez les consulter de manière claire à tout moment. Vous recevez en plus de cela une notification à chaque nouvelle dépense réceptionnée pour être tenu au courant du flux. Vous pouvez rendre le processus encore plus rapide en créant un filtre dans votre boîte mail qui transfère automatiquement ce type d’emails avec une pièce jointe à expense@axonaut.com ! De quoi rendre la gestion des notes de frais au quotidien encore plus facile.

Avec Axonaut, vous disposez de tous les outils pour gérer simplement votre boîte, que vous soyez auto-entrepreneur, TPE ou PME. Nous travaillons chaque jour pour vous faire gagner du temps avec des outils pratiques pour que vous puissiez pleinement vous dédier à ce qui compte vraiment pour votre entreprise.