Comment faire une facture rapidement ?

Découvrez comment faire une facture en france

  • Publié le23/09/2020

    Temps de lecture 6 Mins

  • Publié le 23/09/2020

    Temps de lecture 6 Minutes

    Vous débutez une aventure entrepreneuriale et vous voulez savoir comment faire une facture ? Axonaut vous accompagne dans cette démarche importante pour une bonne gestion ! Les différentes règles de facturation en France, la forme… On vous dit tout !

    Une facture est un document comptable obligatoire pour prouver toutes les transactions effectuées entre deux entreprises, ou une entreprise et un particulier. Document simple mais qui doit suivre des règles de facturation précises, une durée de conservation qui varie selon des spécificités. Comment faire une facture ? L’utilisation d’un logiciel de facturation peut automatiser cette tâche chronophage. On vous explique tout cela dans notre article !

    Qu’est-ce qu’une facture ?

    une facture dans Axonaut

    Commençons par les bases avec la définition légale d’une facture. Une facture est un document comptable, émis par un vendeur à destination de l’acheteur, prouvant l’achat d’une marchandise, prestation. Dans la majorité des cas, la facture est obligatoire et doit comporter des mentions obligatoires. L’entrepreneur devra fournir le document fiscal en deux exemplaires, l’un pour lui (sa comptabilité) et pour l’acheteur.

    Outre les mentions obligatoires, pour qu’une facture soit valable en France, il faut qu’elles respectent les normes suivantes :

    • Rédiger une facture en français.
    • En deux exemplaires.
    • Version papier ou version dématérialisée : facture électronique.
    • Les montants totaux à régler doivent être en euros €.

    Quels sont les types de facture ?

    Quand on facture, il est possible d’avoir des besoins variés comme le fait de créer une facture avec un montant partiel, un devis provisoire… Quelques types de facture existent donc pour pallier les différents besoins. Différents types de facture :

    La facture classique

    Obligatoire quand vous réalisez des ventes de marchandises ou encore des prestations de services. La facture classique est la plus commune et ne comporte aucune particularité spécifique.

    La facture d’acompte

    Prenons un exemple concret, vous êtes une entreprise de services ou une entreprise dans le BTP. Vous devez acheter du matériel en amont des travaux ou de la création du site internet. La facture d’acompte permet de demander une avance à vos clients afin d’éviter de sortir de la trésorerie. Attention, sur une facture d’acompte, la date du versement, le numéro de facture global avec le montant total doivent apparaître.

    La facture d’avancement / facture de situation

    Comme pour la facture d’acompte, la facture de situation ou d’avancement permet de définir dans le temps, les différents versements effectués par vos clients. Ce qui la différencie de l’acompte, c’est que ces dernières sont éditées durant la prestation et non en amont.

    Facture d’avoir

    L’avoir est un document comptable qui sert à annuler une facture, modifier une facture existante.

    La facture proforma

    Il s’agit d’un devis provisoire car elle ne détient aucune valeur légale, ce n’est pas un document comptable pouvant servir de preuve.

    Comme nous pouvons le voir, il existe différents types de facture ! Pensez à bien les utiliser et créer la facture en fonction de vos besoins.

    Quand faire une facture ?

    quand faire une facture

    Avant de savoir comment faire une facture en comptabilité, il est important de savoir quand dois-je facturer ?

    La facturation est un acte important qui définit les bases du commerce. En effet, ce document permettra au vendeur de demander la somme de la transaction à l’acheteur. Il officialise la vente via un contrat. C’est un document légal permettant de prouver la transaction. Il est obligatoire si vous vous trouvez dans les situations suivantes :

    • Toute prestation de services ou de vente de marchandises entre professionnels.
    • Toute prestation de services d’un montant supérieur à 25€ (TVA comprise) effectuée pour un particulier.
    • Toute activité de production, de distribution ou de services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle ; ventes à distance, à savoir les échanges entre États de l’Union européenne : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lituanie, Lettonie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède pour lesquels l’acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance).
    • Livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.
    • Lorsque le client particulier demande une note.

    Attention, tout manquement pourra introduire la sanction suivante :

    • 50% du montant total de la facture avec un maximum de 75 000€ pour personne physique et 375 000€ pour personne morale.

    Dans la législation, la facture doit être éditée au moins :

    • Le jour de la livraison.
    • Lors du dernier jour en cas de prestation de service.

    Les règles de facturation françaises

    Vous le savez sûrement, l’administration fiscale française est régie par des règles strictes. Il en est de même pour les factures ! En effet, les règles de facturation concernant ce document comptable important sont claires, précises. Tout manquement peut amener à des sanctions importantes, surtout financières via des amendes !

    On retrouve les normes suivantes :

    • La mention Facture doit apparaître.
    • Numéro de la facture.
    • Date d’émission de la facture.
    • Informations sur le vendeur (vous-même) avec toutes les informations légales comme le statut juridique, le SIRET, le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS), la dénomination sociale, l’adresse du siège social, capital social. Toutes les coordonnées.
    • Information sur l’acheteur : la dénomination sociale, l’adresse du siège social, l’adresse de livraison, l’adresse de facturation si différent de la première localisation, toutes les coordonnées.
    • Le numéro du bon de commande lié à la facture.
    • Les différentes remises, rabais ou ristournes.
    • Indiquer les produits / biens / services.
    • Le prix unitaire hors taxes.
    • Le montant HT.
    • Les taux de TVA avec les montants.
    • Le montant toutes taxes comprises, TTC.
    • Les pénalités possibles en cas de retards de paiement.
    • Numéro intracommunautaire.
    • Numéro au répertoire des métiers si artisan.
    • L’assurance responsabilité civile professionnelle ou l’assurance décennale.

    Ainsi vous pourrez facturer en toute sérénité.

    Si vous êtes une auto-entreprise, micro-entreprise, avec une exonération de TVA, des mentions obligatoires supplémentaires sont à faire apparaître sur vos factures d’auto-entrepreneur (facture tva non applicable) :

    « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts »

    Si vous vendez à une entreprise de l’Union Européenne, c’est un cas d’auto-liquidation où la mention obligatoire suivante s’applique :

    « Exonération de TVA, article 283-2 du Code général des impôts »

    Depuis le 7 octobre 2022 via l’article 1 du décret n°2022-1299, des nouvelles mentions obligatoires sont à fournir sur les factures émises (facture d’auto-entrepreneur ou facture de société) :

    • Le numéro SIREN du client.
    • L’adresse de livraison des biens.
    • La catégorie de l’opération : livraison de biens, prestation de services, catégorie mixte.

    Nous vous conseillons notre article dédié sur les règles de facturation : Les règles de facturation en France !

    Quelles sont les sanctions pour les mentions obligatoires ?

    En cas de non-respect des mentions obligatoires sur les factures, l’administration fiscale a prévu tout un tas de mesures et sanctions financières. En effet, créer une facture n’est pas anodin et touche de nombreux domaines : commercial, fiscal, comptable, de la gestion.

    Si des mentions obligatoires sont manquantes, alors les sanctions suivantes peuvent survenir :

    • 15 euros d’amende par facture défectueuse avec un maximum d’1/4 de montant total de la facture.

    Pensez bien à les faire figurer sur votre facture pour éviter les sanctions.

    Quel support pour faire une facture ?

    faire une facture

    Les factures étaient bien présentes avant l’arrivée de l’informatique et de la digitalisation. Raison pour laquelle le format papier existe toujours et est autorisé par l’administration.

    Quelque que soit le support, la facture doit être authentique, garder son intégrité ainsi que sa lisibilité. Pour plus de facilité et de compréhension, toutes vos factures doivent être conservées 10 ans ! (article L123-22 du Code de commerce).

    Les 2 formats autorisés en France :

    • Papier.
    • Numérique.

    Dans tous les cas, les règles de facturation restent identiques. Seul le délai de conservation peut être amené à changer. Mais nous vous conseillons de les garder 10 ans.

    Attention, à partir du 1er janvier 2024, la nouvelle législation concernant la facture électronique s’applique. De nombreux changements sont à prévoir, surtout pour ceux éditant les factures sur papier ou via Excel. En effet, l’État va obliger toutes les entreprises françaises (et bientôt européenne) à utiliser un logiciel de facturation agréé. Le but étant de faciliter les échanges et surtout d’éviter la fraude à la TVA. Fini la boîte à factures papier !

    Comment faire une facture avec un logiciel de facturation ?

    Comme nous venons de le voir, les factures sont essentielles dans la vie quotidienne des entreprises. Mais elles restent normées et doivent suivre des règles précises.

    Pour vous aider dans la gestion chronophage des factures, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de factures en ligne ! Ainsi rédiger une facture et envoyer votre facture sera facilité. Vos documents auront un rendu professionnel et permettront d’obtenir plus de crédibilité auprès de vos clients.

    Un logiciel devis et facture français permet de créer votre facture en accord avec la législation française et européenne (numéro de facture unique, normes).

    Grâce à un système de facturation, le paiement de vos factures sera accéléré grâce à la technologie du paiement en ligne via carte bancaire, virement et/ou prélèvement. Vous n’aurez pas aussi à vous soucier de la dématérialisation de factures qui arrive dès 2024 !

    Pour en savoir plus, nous vous conseillons notre guide :

    Un logiciel de facturation français en ligne

    Modèle de facture gratuit

    modèle de facture

    Au lancement d’une entreprise, il peut être utile de s’aider d’un modèle de facture gratuit et simple. La création de facture sera facilitée. Vous pouvez créer un compte d’essai gratuitement sur Axonaut et bénéficier d’un modèle de facture gratuitement avec toutes les mentions légales, mentions obligatoires déjà saisies. Que vous soyez une micro entreprise ou une société, réaliser une facture sur Axonaut vous permet :

    • Éditer une facture à votre client ainsi que les devis.
    • Indiquer sur la facture toutes les mentions souhaitées (date, prix de revient, activité), le prix de vente. Le taux de TVA, le montant total de TVA, les produits ou services vendus.
    • Envoyer votre facture depuis l’application.
    • Modifier une facture ou annuler une facture via la facture d’avoir.
    • Être conforme au niveau juridique (Excel est interdit pour créer une facture).
    • La signature en ligne de vos devis et le paiement en ligne de vos factures.

    En plus d’être un logiciel conforme à la facturation électronique, Axonaut détient d’autres fonctionnalités qui permettent de centraliser toute la gestion quotidienne de votre entreprise : CRM, Trésorerie, Comptabilité, Pilotage, Dépenses, Notes de frais… Les technologies pour payer la facture en ligne ou signer le devis feront aussi gagner un temps important et amélioreront vos process commerciaux.

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