Vous débutez une aventure entrepreneuriale et vous voulez savoir comment faire une facture ? Axonaut vous accompagne dans cette démarche importante pour une bonne gestion ! Les différentes règles de facturation en France, la forme… On vous dit tout !
Une facture est un document comptable obligatoire pour prouver toutes les transactions effectuées entre deux entreprises, ou une entreprise et un particulier. Document simple mais qui doit suivre des règles de facturation précises, une durée de conservation qui varie selon des spécificités. Comment faire une facture ? L’utilisation d’un logiciel de facturation peut automatiser cette tâche chronophage. On vous explique tout cela dans notre article !
Commençons par les bases avec la définition légale d’une facture. Une facture est un document comptable, émis par un vendeur à destination de l’acheteur, prouvant l’achat d’une marchandise, prestation. Dans la majorité des cas, la facture est obligatoire et doit comporter des mentions obligatoires. L’entrepreneur devra fournir le document fiscal en deux exemplaires, l’un pour lui (sa comptabilité) et pour l’acheteur.
Outre les mentions obligatoires, pour qu’une facture soit valable en France, il faut qu’elles respectent les normes suivantes :
Quand on facture, il est possible d’avoir des besoins variés comme le fait de créer une facture avec un montant partiel, un devis provisoire… Quelques types de facture existent donc pour pallier les différents besoins. Différents types de facture :
Obligatoire quand vous réalisez des ventes de marchandises ou encore des prestations de services. La facture classique est la plus commune et ne comporte aucune particularité spécifique.
Prenons un exemple concret, vous êtes une entreprise de services ou une entreprise dans le BTP. Vous devez acheter du matériel en amont des travaux ou de la création du site internet. La facture d’acompte permet de demander une avance à vos clients afin d’éviter de sortir de la trésorerie. Attention, sur une facture d’acompte, la date du versement, le numéro de facture global avec le montant total doivent apparaître.
Comme pour la facture d’acompte, la facture de situation ou d’avancement permet de définir dans le temps, les différents versements effectués par vos clients. Ce qui la différencie de l’acompte, c’est que ces dernières sont éditées durant la prestation et non en amont.
L’avoir est un document comptable qui sert à annuler une facture, modifier une facture existante.
Il s’agit d’un devis provisoire car elle ne détient aucune valeur légale, ce n’est pas un document comptable pouvant servir de preuve.
Comme nous pouvons le voir, il existe différents types de facture ! Pensez à bien les utiliser et créer la facture en fonction de vos besoins.
Avant de savoir comment faire une facture en comptabilité, il est important de savoir quand dois-je facturer ?
La facturation est un acte important qui définit les bases du commerce. En effet, ce document permettra au vendeur de demander la somme de la transaction à l’acheteur. Il officialise la vente via un contrat. C’est un document légal permettant de prouver la transaction. Il est obligatoire si vous vous trouvez dans les situations suivantes :
Attention, tout manquement pourra introduire la sanction suivante :
Dans la législation, la facture doit être éditée au moins :
Vous le savez sûrement, l’administration fiscale française est régie par des règles strictes. Il en est de même pour les factures ! En effet, les règles de facturation concernant ce document comptable important sont claires, précises. Tout manquement peut amener à des sanctions importantes, surtout financières via des amendes !
On retrouve les normes suivantes :
Ainsi vous pourrez facturer en toute sérénité.
Si vous êtes une auto-entreprise, micro-entreprise, avec une exonération de TVA, des mentions obligatoires supplémentaires sont à faire apparaître sur vos factures d’auto-entrepreneur (facture tva non applicable) :
« TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts »
Si vous vendez à une entreprise de l’Union Européenne, c’est un cas d’auto-liquidation où la mention obligatoire suivante s’applique :
« Exonération de TVA, article 283-2 du Code général des impôts »
Depuis le 7 octobre 2022 via l’article 1 du décret n°2022-1299, des nouvelles mentions obligatoires sont à fournir sur les factures émises (facture d’auto-entrepreneur ou facture de société) :
Nous vous conseillons notre article dédié sur les règles de facturation : Les règles de facturation en France !
En cas de non-respect des mentions obligatoires sur les factures, l’administration fiscale a prévu tout un tas de mesures et sanctions financières. En effet, créer une facture n’est pas anodin et touche de nombreux domaines : commercial, fiscal, comptable, de la gestion.
Si des mentions obligatoires sont manquantes, alors les sanctions suivantes peuvent survenir :
Pensez bien à les faire figurer sur votre facture pour éviter les sanctions.
Les factures étaient bien présentes avant l’arrivée de l’informatique et de la digitalisation. Raison pour laquelle le format papier existe toujours et est autorisé par l’administration.
Quelque que soit le support, la facture doit être authentique, garder son intégrité ainsi que sa lisibilité. Pour plus de facilité et de compréhension, toutes vos factures doivent être conservées 10 ans ! (article L123-22 du Code de commerce).
Les 2 formats autorisés en France :
Dans tous les cas, les règles de facturation restent identiques. Seul le délai de conservation peut être amené à changer. Mais nous vous conseillons de les garder 10 ans.
Attention, à partir du 1er janvier 2024, la nouvelle législation concernant la facture électronique s’applique. De nombreux changements sont à prévoir, surtout pour ceux éditant les factures sur papier ou via Excel. En effet, l’État va obliger toutes les entreprises françaises (et bientôt européenne) à utiliser un logiciel de facturation agréé. Le but étant de faciliter les échanges et surtout d’éviter la fraude à la TVA. Fini la boîte à factures papier !
Comme nous venons de le voir, les factures sont essentielles dans la vie quotidienne des entreprises. Mais elles restent normées et doivent suivre des règles précises.
Pour vous aider dans la gestion chronophage des factures, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de factures en ligne ! Ainsi rédiger une facture et envoyer votre facture sera facilité. Vos documents auront un rendu professionnel et permettront d’obtenir plus de crédibilité auprès de vos clients.
Un logiciel devis et facture français permet de créer votre facture en accord avec la législation française et européenne (numéro de facture unique, normes).
Grâce à un système de facturation, le paiement de vos factures sera accéléré grâce à la technologie du paiement en ligne via carte bancaire, virement et/ou prélèvement. Vous n’aurez pas aussi à vous soucier de la dématérialisation de factures qui arrive dès 2024 !
Pour en savoir plus, nous vous conseillons notre guide :
Un logiciel de facturation français en ligne
Au lancement d’une entreprise, il peut être utile de s’aider d’un modèle de facture gratuit et simple. La création de facture sera facilitée. Vous pouvez créer un compte d’essai gratuitement sur Axonaut et bénéficier d’un modèle de facture gratuitement avec toutes les mentions légales, mentions obligatoires déjà saisies. Que vous soyez une micro entreprise ou une société, réaliser une facture sur Axonaut vous permet :
En plus d’être un logiciel conforme à la facturation électronique, Axonaut détient d’autres fonctionnalités qui permettent de centraliser toute la gestion quotidienne de votre entreprise : CRM, Trésorerie, Comptabilité, Pilotage, Dépenses, Notes de frais… Les technologies pour payer la facture en ligne ou signer le devis feront aussi gagner un temps important et amélioreront vos process commerciaux.
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