Comment réduire les délais de règlement dans mon entreprise ? La première cause de faillite étant le retard de paiement, savoir comment gérer les pénalités et les relances est un enjeu majeur. Découvrez donc dans cet article :
En France, les règles de facturation sont normées et strictes. Promulguées par l’Administration fiscale, elles doivent figurer sur toutes les factures émises par votre entreprise. Les pénalités de retard de paiement sont une des mentions obligatoires.
Pour toutes les connaître, voici un article dédié : Quelles mentions obligatoires sur une facture ?
Cette mention vient indiquer à l’ensemble de vos clients quels sont les frais encourus en cas de dépassement du temps imparti dans le règlement. Dans la majorité des cas, elle est incitative pour qu’ils payent dans les délais impartis. Malheureusement, dans certains cas, les frais doivent être appliqués. Ils ont donc pour but d’inciter votre débiteur à payer la somme demandée, la dette.
Attention, cette mention obligatoire ne s’active que lorsque la date d’échéance est dépassée. La date d’échéance est aussi une mention à faire figurer. Une fois dépassée, vous pourrez mettre en place la législation concernant les pénalités.
Concernant le taux d’intérêt, il est libre. Vous pouvez donc le choisir et l’indiquer dans vos conditions générales de vente (CGV). Toutefois, l’Administration a mis en place des règles pour éviter les abus :
Concernant ce taux, il faut savoir qu’il est fixé selon la Banque Centrale Européenne (BCE). Il change tous les 6 mois (janvier et juillet).Le taux est ensuite majoré de 10 points.
S’il existe une omission de votre part dans les CGV, alors le taux directeur applicable sera celui de la Banque Centrale européenne, majoré de 10 points. Attention alors à bien vérifier les différents taux directeurs au fil de l’année afin de mettre à jour vos mentions légales ou à utiliser un logiciel de facturation conforme comme Axonaut.
Les indemnités forfaitaires sont un montant fixé par le droit français afin d’inciter les débiteurs à régler les différentes dettes. De plus, elles permettent aux entreprises victimes de couvrir les différents coûts liés aux relances : temps, papiers, logiciel… Cette indemnité est différente du taux vu précédemment.
Elle est réservée aux transactions soumises au Code du commerce, le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est de 40 €. Les conditions générales de vente doivent préciser le montant.
Pour bien mesurer le retard de paiement sur une facture, il est important de se renseigner sur la méthode de calcul, les taux d’intérêt de retard. En effet, les intérêts de retard sont soumis à la législation française qui a donné un calcul simple pour tous les types d’entreprise.
Comme nous l’avons vu, le taux d’intérêt à appliquer est défini librement et indiqué dans vos CGV. D’où l’importance de les faire figurer sur tous les documents commerciaux échangés. Sinon le taux d’intérêt légal applicable est basé sur celui de la BCE.
(Montant TTC x taux de pénalités de retard x nombre de jours de retard à compter de la date d’émission de la facture)/(365 x 100).
En plus de cela, une indemnité forfaitaire de 40 € par facture non soldée est possible. Cela va permettre de couvrir le temps passé par vous-même ou vos services dans le recouvrement.
Pour mieux comprendre, voici un exemple concret : vous vendez des marchandises ou faites une prestation de services. La facture envoyée à votre client d’un montant de 1 000€ est impayée depuis 10 jours. Le calcul des intérêts de retard est le suivant :
(1 000€ x 10 %) x (10/365) + 40€ indemnité forfaitaire = 42,74€.
???? À savoir : ces coûts ne sont pas soumis à la TVA.
En France, la législation indique un délai légal de 30 jours pour payer la somme due. Toutefois, les délais peuvent différer selon les entreprises de 45 à 60 jours. Chaque société est libre dans son choix mais nous conseillons de garder un seuil acceptable pour les 2 parties : vous et vos clients !
À savoir : en tant qu’entreprise qui facture à un particulier, la somme est due à la réalisation de la prestation ou bien dès la livraison. Ces mentions sont donc inutiles dans ce cas précis.
Dans la législation française, les pénalités de retard sont dues dès que la date d’échéance est dépassée, donc dès le 1er jour de retard de paiement. Dans la majorité des cas, elles ne sont pas appliquées afin de résoudre le problème à l’amiable. La pénalité de retard est due de plein droit dès le 1er jour de retard.
À savoir : il n’est pas obligatoire d’exiger les frais liés aux pénalités. En effet, l’accord à l’amiable est toujours préférable. Cela permet de garder des bonnes relations avec vos différents clients mais aussi d’éviter la paperasse.
Votre client ne vous a pas réglé dans les impartis ? Nous vous donnons quelques étapes à respecter pour obtenir votre dû.
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Les oublis arrivent à tout le monde ! Même si vous pouvez être agacé par ce retard de paiement, ce premier email se doit avant tout d’être cordial afin de ne pas nuire à la relation commerciale.
Rappelez donc simplement les faits en quelques lignes : numéro de la facture, le montant dû, la date de paiement initiale, ladite facture en pièce jointe ainsi que vos coordonnées.
???? Et si vous facilitez la vie de vos clients ? Envoyez-lui également un lien vers un paiement en ligne. Il pourra ainsi régler le montant en quelques clics sans que cela soit chronophage pour lui.
Après avoir épuisé tous vos recours par mail, vous devrez passer à la phase de relance par courrier. Nous vous conseillons en règle générale d’envoyer deux relances par email de passer ensuite par un courrier recommandé avec accusé de réception.
Vous devrez ici être plus ferme et prévenir votre client que la prochaine étape sera la voie judiciaire.
Si vous n’avez pas obtenu gain de cause via les courriers ou les mails, il vous reste plusieurs options :
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Adopter un tableau de suivi des règlements clients sur Excel est une première étape pour lutter contre les impayés. Cependant, rapidement, vous allez constater ses limites : manque d’automatisation, risque accru d’erreurs, manque de collaboration etc.
Comment donc réduire l’impact des retards de paiement sur votre trésorerie ? Automatisez avec un logiciel de facture comme Axonaut aura plusieurs avantages :
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